Styremøte 24. oktober 2017 - møtebok

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 24. oktober 2017 kl. 20.00.

Ørskoghallen

Til stades:                                                                                                                                   Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke - Frode Dyrkorn - Jan Petter Øvstedal - Kjell Petter Braute –– Anne Grete Refsnes Tennfjord. 6 av 12 medlemmer/vara.

Forfall/ikkje møtt: Tine J. Steinset - Kamilla Vestre Cevallos - Kjetil Ramsvik- Stian Eidhammer - Emma Karoline Hanssen - Anne Sofie Valgermo

Frå fotball sak 1 og 2: Frode Balseth , Per C. Gillebo. Jf. innkallinga

Frå friidrett sak 1 og 2: Kåre Jonny Braute, Per C. Gillebo. Jf. innkallinga

Ref. på møtet: Leiar Ragnar Bakken

Innkalling – pr. e-post + post. Ingen merknader.                                                                                                               Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

SAK 1 - 24.10.17: IDRETTSANLEGG FRIIDRETT/FOTBALL – VIDARE FRAMDRIFT

Jf ei rekkje tidlegare handsamingar av denne saka. Vi tek med her.

Vedtak gjort i kommunestyret 29. august 2017:

Ørskog kommunestyre tar skisseprosjektet til vitende.

Ørskog kommunestyre vedtar å gå i dialog med ØIL for i fellesskap å finne finansieringsløsninger til realisering av friidrettsanlegg og 9-er fotballbane.

Det nedsettes et forhandlingsutvalg til å forestå dialogen. Forhandlingsutvalget består av 2 frå politisk ledelse og Rådmannen.

  • Ordførar. 2. Varaordforar.

 

Før nemnda for friidrett og 9-er fotballbane kan jobbe vidare med å realisere prosjektet,   må det utarbeides finansieringsplan, anleggsbudsjett og driftsavtale for idrettsanleggene.

Vidare tek vi med sak 4 med vedtak frå ØIL sitt styremøte 3.oktober 2017 VEDLEGG

Avtale mellom ØIL og ØK frå 9. juni 2016 er sentral og vert lagt ved. VEDLEGG

Skisseprosjekt for idrettsanleggt datert 5. juli 2017 vert også lagt ved her. VEDLEGG

  1. oktober 2017 – drøftingsmøte ØIL – ØK vart gjennomført som eit første møte.

Notat v/Åse Karin Gjære følgjer her som VEDLEGG

Leiar ØIL har også gjort sitt notat frå møtet VEDLEGG

Notata frå møtet viser at vi kom ikkje i mål – nytt møte er gjort framlegg om skal vere ca 01.11.17.

Ørskog kommue, plannemnda for anlegget/skulen og ØIL skal avklare – jf. notat frå Åse Karin Gjære:

Ting som må avklarast til neste møte mellom ØIL og ØK:

Delar av prosjekt som er knytta til drift av skulen – kva inneber det og estimert kostnad ( det som har fordyra prosjektet)

Vurdering av dugnadsinnsats knytta til estimert beløp

Ber om at ØIL førebur arbeidet med innhenting av sponsormidlar

Ber om at nemnda som planla anlegget i samarbeid med byggenemnda ser på behovsvurdering

24.10.17: Nærare orientering v/leiar, supplert v /Kjell P Braute og Frode Dyrkorn. Ekstra medlemmer frå fotball og friidrett tok del i drøftingane. Styret gjennomførte ei grundig drøfting av saka slik ho no ligg føre.

Styret gjorde samrøystes vedtak som vil danne grunnlaget for ØIL sine representantar i dei vidare drøftingane med ØK.

 

Samrøystes vedtak 24.10.17:

  • ØIL held seg til avtalen frå 09.06.16.
  • ØIL held fast på sitt vedtak frå 3. oktober 2016:                                                                                               Ragnar, Kjell Petter og Frode blir valde til ØIL sine representantar i dialogmøte med Ørskog kommune. Dei får følgjande mandat:

 

Gjeldande avtale datert 22.06.16 regulerer finansieringa og skal leggast til grunn.

ØIL vil bidra til å skaffe private sponsormidlar og bidra med fysisk dugnadsinnsats etter nærare avtale. Ingen direkte økonomiske bidrag frå ØIL

  • ØIL sine vurderingar av dei fire punkta frå møtet mellom ØIL og ØK 17.10.17:
  • Vi må sjå dette prosjektet som eit samarbeidstiltak som tener skule og idrett på ein god måte. Heile anlegget saman med uteområdet elles ved skulen vil fullt ut kunne nyttast av elevar i skuletida. Idretten har nytte av anlegget til sine aktivitetar. Dei to formåla er sterkt integrerte og kan vanskeleg skiljast også økonomisk. 

 

    1. Det vil vere svært uheldig å gå vekk frå dei kvalitetskrava som er lagt inn i skisseprosjektet utan at det vil kunne få negative verknader for utnytting og bruk.
  • Dugnadsinnsats frå ØIL, avtalen seier: «--- samt bidra med fysisk dugnadsinnsats etter nærare avtale». Dette står ØIL ved. Nærare avtale mellom ØIL og ØK som byggherre m.fl. må avklare omfang, konkrete og spesifiserte oppgåver jf. også kvalifikasjonskrav m.m. før denne innsatsen kan talfestast.
  • Arbeidet med sponsormidlar. ØIL står ved det avtalen uttrykkjer: «ØIL skal bidra med å skaffe sponsormidlar.» ØIL skal bidra med å skaffe sponsormidlar, ØIL står sjølv ikkje ansvarleg for denne delen av finansieringa. ØIL er klare til å starte dette arbeidet straks nødvendige kommunale vedtak er gjort når det gjeld realiseringa av prosjektet og korleis dette er utforma. Sponsorar må vite kva dei skal yte midlar til.

 

    1.  
  • Behovsvurdering og kvalitet. ØIL har i møte 03.10.17 sagt seg nøgd med prosjektet slik det framkjem i skisseprosjektet frå 05.07.17. ØIL har redusert krava til anlegg tidlegare jf. 400m bane og ser det lite aktuelt å godta yttarlegare reduksjonar på noverande tidspunkt i prosessen. Ein tilbodsrunde vil først kunne gje eit fullgodt grunnlag for å gjere slike vurderingar. Vi ser det også svært lite tenleg og vanskeleg no å redusere på kvalitetskrava. Byggjer vi eit anlegg for notid og framtid må krava som er lagt til grunn frå ulike instansar og nedfelt i skisseprosjektet ikkje endrast i negativ lei.

 

 

Sak 2 – 24.10.17 – SPONSORARBEID – NYTT IDRETTSANLEGG – VAL AV KOMITE – MANDAT.

Jf. sak 1 møte 24.10.17 – og avtale 09.016.17 mellom ØIL og Ørskog kommune. Ørskog I.L har teke på seg å bidra med å skaffe sponsormidlar. Førebuingane til dette arbeidet bør starte snarast. Iverksetjing av ulike tiltak i samband med innhenting av sponsorar/sponsormidlar må kome når vi kan presentere vedtak m.m. på det anlegget som skal byggjast. Dette bør også kome rimeleg raskt.

Sponsorgruppe bør såleis veljast no og eit enkelt mandat for gruppa bør følgje vedtaket:

  • Sponsorgruppe: ØIL vedtek å velje ei gruppe på inntil seks person som skal ha ansvaret for planlegging og gjennomføring av arbeidet. Fotball og friidrett bør stille med tre medlemmer kvar. Gruppene sjølv vel sine medlemmer.
  • Mandat: Førebu arbeidet med innhenting av sponsormidlar. Dette inneber ei rekkje spørsmål knytta til presentasjon, kontaktarbeid m.m. – alt i samråd med ØK – sidan ØIL skal bidra. Dette arbeidet kan starte straks.
  • Når prosjektet kan presenterast for potensielle sponsorar, vert dette startskotet for innhenting av avtalar mellom ØIL og sponsorane.

 

Samrøystes vedtak 24.10.17:

Styret i ØIL vedtek å opprette ei eiga gruppe til å arbeide med å skaffe sponsormidlar i samband med finansiering og realisering av idrettsanlegget vest for skulen, jf. presiseringane ovanfor. Sponsorgruppa vert samansett slik: 3 personar valde av fotballgruppa, 3 personar valde av friidrettsgruppa. Frivillegsentralen vert oppmoda om å vere med i denne gruppa. Vala må gjerast innan 10. nov. 2017. Sponsorgruppa konstituerer seg sjølv og rapporterer til styret i ØIL. Styret tek sikte på å gje gruppa eit økonomisk grunnlag (budsjett) til dekking av utgifter knytta til sponsorarbeidet.

 

Sak 3. Møtebok frå styremøte 03.10.17. Vedlagt

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 03. oktober 2017 vart godkjend utan merknader.

 

Sak 4 – 24.10.17 - Avtale/kontrakt bygging av løypetrase Liasætra – Steinsetsætra.                  

Saka har vore handsama i styret fleire gonger seinast 03.10.17 vi tek med frå saka då:

Møte 3. oktober 2017:

Ragnar orienterte. Dugnadsarbeid to laurdagar. Det er lagt ut anbod for utføring av arbeid. Det er kome inn fråsegn til utbygginga frå Vestnes kommune, Skodje kommune og Fylkeskommunen.

Vedtak: Styret tek orienteringa til vitande.

Tilbod arbeid med løypetraseen.

Tilbodsdokument til tre firma. Synfaringar m/Jostein Tomren. To innkomne tilbod. Tilbodet frå Braute Maskin A/S var lågast i pris og elles tilfredsstillande når det gjeld dei andre oppsetta i utsende dokument. Avle mellom Braute Maskin og ØIL er skriven og følgjer her som VEDLEGG. Arbeidet kan ta til straks – jf. elles avtaleframlegget.

Saka vart handsama av styret 24.10.17. Kort orientering jf elles vedlagde avtaleframlegg.Samrøystes vedtak 24.10.17:

Styret vedtek vedlagde avtale datert 21.10.2017 mellom Braute Maskin A/S og Ørskog I.L. om bygging av ny løype frå Liasætra til Steinsetsætra. 

 

 

Skriv og meldingar 24. oktober 2017.

 

  1. a) Spelemidlar til utstyr. Søknad frå gruppene Frist 181017. Munnleg

         Søknad frå fotball og idrettsskule er sendt innan fristen 18.10.17.

  1. b) Jubileumsnemnd – frå møtet 19.10.17 Munnleg

         Første møte i nemnda 19.10.17 – referat ligg føre – nytt møte 7. nov.

  1. c) Politiattestar – status. MUNNLEG

         Stine ga kort rapport – alt fungerer.

  1. d) Medlemssituasjonen. Munnleg/Vedlegg

Leiar ga oversyn siste tala: Framleis 15-20 aktive som ikkje har bet. medlemskontingent for 2017. Ca 25 støttemedlemmer (frivilleg) står att på listene våre. Talet minkar!

  1. e) Nyhetsbrev MRIF Munnleg

         Til orientering

  1. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG

         Til orientering

  1. g) Ørskogfjell skilag – status – drift – økonomi - MUNNLEG

         Skilaget har vedteke å ta over anlegget. Dugnad m.m.

  1. h) Drifta/bruken av Ørskoghallen – reglar - info mm. MUNNLEG

           Møte med ØK er tidfesta til 2. nov. Brukarmøte vart etterlyst.

  1. i) Traktor – søknad ØK VEDLEGG

         Ventar på svar frå kommunen jf. brev 05.10.17.

  1. j) Treningstider – status Munnleg

         Alt er no på plass- endelege oppsett frå fotball er då også med.

  1. k) Lagerhall mm Ørskoghallen – Munnleg

         Lagerhall vert bygt – jf. kommunale vedtak

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. påførte merknader.

 

Sak 6. Eventuelt andre saker

Ingen saker under eventuelt.

 

Møtet slutt 22.00

Ragnar Bakken – leiar/referent –

 

 

  1. Skriv og meldingar 24. oktober 2017.
  2. a) Spelemidlar til utstyr. Søknad frå gruppene Frist 181017. Munnleg

         Søknad frå fotball og idrettsskule er sendt innan fristen 18.10.17.

  1. b) Jubileumsnemnd – frå møtet 19.10.17 Munnleg

         Første møte i nemnda 19.10.17 – referat ligg føre – nytt møte 7. nov.

  1. c) Politiattestar – status. MUNNLEG

         Stine ga kort rapport – alt fungerer.

  1. d) Medlemssituasjonen. Munnleg/Vedlegg

Leiar ga oversyn siste tala: Framleis 15-20 aktive som ikkje har bet. medlemskontingent for 2017. Ca 25 støttemedlemmer (frivilleg) står att på listene våre. Talet minkar!

  1. e) Nyhetsbrev MRIF Munnleg

         Til orientering

  1. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG

         Til orientering

  1. g) Ørskogfjell skilag – status – drift – økonomi - MUNNLEG

         Skilaget har vedteke å ta over anlegget. Dugnad m.m.

  1. h) Drifta/bruken av Ørskoghallen – reglar - info mm. MUNNLEG

           Møte med ØK er tidfesta til 2. nov. Brukarmøte vart etterlyst.

  1. i) Traktor – søknad ØK VEDLEGG

         Ventar på svar frå kommunen jf. brev 05.10.17.

  1. j) Treningstider – status Munnleg

         Alt er no på plass- endelege oppsett frå fotball er då også med.

  1. k) Lagerhall mm Ørskoghallen – Munnleg

         Lagerhall vert bygt – jf. kommunale vedtak

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. påførte merknader.

 

Sak 6. Eventuelt andre saker

Ingen saker under eventuelt.

 

Møtet slutt 22.00

Ragnar Bakken – leiar/referent –