Styremøte 3. oktober 2017 - møtebok

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 3. oktober 2017 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades:                                                                                                                                   Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke - Tine J. Steinset - Jan Petter Øvstedal - Kjell Petter Braute – Emma Karoline Hanssen – Anne Grete Refsnes Tennfjord. - Anne Sofie Valgermo – Per Even Brautehaug (vara for Kamilla). 9 av 12 medlemmer/vara.

Forfall Kamilla Vestre Cevallos - Frode Dyrkorn - Kjetil Ramsvik - Stian Eidhammer

Ref. på møtet: Sekretær Tine J. Steinset

Innkalling – pr. e-post + post. Ingen merknader.                                                                                                              

Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

Sak 1. Møtebok frå styremøte 22.08.2017. Vedlagt

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 22.08.201725. april 2107 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

  • Cheerleading: Ingen på møtet
  • Fotball: Viser til seinare saker samt skriv og meldingar
  • Friidrett: Same som sist. Mellom 17- 25 på trening. Trenarane får god støtte frå foreldra. Det er foreldre som ønsker å bli trenarar.
  • Idrettskule: Har starta opp att. Var 26 stk på siste trening. Det går strålande.
  • Ski/trim: Sesongen er over og bøkene skal no samlast inn. Det blir bøker på nokre plassar og i vinter. Dei same som før.
  • Sykkel: Ingen på møtet
  • Volleyball: Det er ein gjeng som trener, har starta opp att og har hatt 2 treningar. Lite Ørskogbygdarar, men det er folk både frå Skodje og Ellingsøya.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

Sak 3. Jubileumsnemnd - konstituering

Vi tek med - samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret i ØIL viser til vedtak i sak 9 frå møtet 25.04.17 og vil supplere nemnda med ein frå arbeidsutvalet i styret.

Styret vel denne jubileumsnemnda:

Cheerleading: Stian Eidhammer

Fotball: Jan Petter Øvstedal

Friidrett: Kjell Petter Braute

Idrettskulen: Anne Sofie Valgermo

Ski/trim: Lars Tore Nerbøvik eller Emma Hansen

Sykkel: Kjetil Ramsvik

Volleyball: Anne Grete Refsnes

Arbeidsutvalet: Stine Ødegård

Leiar ØIL kallar inn til konstituerande møte mellom 15. og 30. sept. 2017.

Vi følgjer opp vedtaket og grunnlaget for vedtaket frå 22.08.17

Konstituering - rapportering:

Leiar og eventuelt sekretær må veljast. Rapportar undervegs til styret.

Mandat:

Vi held oss til den enkle formuleringa frå 25. april – jf. ovanfor.

Framdrift:

Program m vere ferdig i løpet av 2017 (siste møte i styre 2017?)

Vedtak:

Styret vedtek endeleg plan.

Gjennomføring:

ØIL samla + gruppene enkeltvis gjennomfører planen etter nærare planlegging av dei ulike arrangementa.

Mandat vedteke tidlegare (25.04.17):

  • ØIL skal markere jubileet på ulike måtar.
  • Sportslege aktivitetar/tiltak/arrangement – gjerne spreidde utover i året – der markeringa av 100 år er eit utgangspunkt. Jubileumsarrangement..

 

  • Andre markeringar – t.d. jubileumsfest – andre tiltak gjerne knytta opp mot sportslege innslag.

Styremøte 3 . oktober: Konstituerande møte vert halde i samband med styremøte den 03.10.17. Framdrift: Eit program bør vere ferdig innan 2017. Første møtedato vert satt til 19.10.17 kl. 19:00 Stad: Ørskoghallen.

Samrøystes vedtak:

Jan Petter Øvstedal blir valt til koordinator. Første møtedato er satt til 19.10.17 kl 19. Mandat som sist vedtak.

Framlegg til program skal leggjast fram for styret på siste styremøte 2017.

 

SAK 4- 03.10.17: FRIIDRETTSANLEGG/IDRETTSANLEGG – STATUSRAPPORT VED START OKTOBER 2017.

Styret har hatt denne saka til handsaming i mange saker over fleire år.

Samrøystes vedtak styret ØIL 22.08.17:

Styret i ØIL viser til sak i formannskapet 17. august 2017: «Skisseprosjekt – 9er fotballbane og friidrettsanlegg» – datert 05.07.17.                                                                                                 Styret vil etter dei føresetnader som låg til grunn seie seg godt nøgd med resultatet av arbeidet i plannemnd og frå firma Nordplan.                                                                                     Styret viser til vedtak i formannskapet 17.08.17 og seier seg USAMD i at det skal setjast ned eit forhandlingsutval for å finne finansieringsløysingar til realisering av prosjektet – jfr. avtale mellom ØIL og ØK datert 09.06.16 som regulerer dette spørsmålet på ein fullgod måte. Anleggsbudsjett er eit kommunalt ansvar å få på plass.                                                                                                                                                 Driftsavtale og samarbeidsavtale må vere på plass i god tid før anlegget skal takast i bruk. Avtale mellom ØIL og ØK føreset ferdigstilling av anlegget innan 31.12.18.                         Styret har forståing for at anlegget først vert ferdigstilt i andre halvår 2019.

Etter 22. august 2017:                                                                                                Kommunestyret handsama sak i møte 29.08.17. Tilrådinga frå formannskapet (sjå ovanfor) vart samrøystes vedteken.                                                                                                                           Leiar har også informert utad gjennom lokalavisa om ØIL sitt syn i denne saka. VEDLEGG

Vedtaket inneber at ØIL sitt vedtak og merknad i saka ikkje vart teke omsyn til.

Saksutgreiing med vedtak mm er motteke 11.09.17. VEDLEGG.

Leiar har vore i kontakt med Kjell P Braute i nemnda for idrettsanlegg. Han peikar m.a. på at ved ein eventuell dialog må ØIL stille med tre personar                                                                                                                                     Finansieringsplan, anleggsbudsjett og driftsavtale må avklarast med kommunen fort.                               Leiar har dessutan gjeve signal til Ørskog kommune om at ØIL vil drøfte saka på styremøte 3. oktober 2017. Eit vedtak i dette styremøtet vil stake ut standpunkta ØIL bør ha med seg inn i eventuell dialog med kommunen.

På styremøte 3. oktober:

Ragnar orienterte om handsaminga av saka i kommunen deretter vart saka drøfta.

 

 

Samrøystes vedtak:

Ragnar, Kjell Petter og Frode blir valde til ØIL sine representantar i dialogmøte med Ørskog kommune. Dei får følgjande mandat:

Gjeldande avtale datert 22.06.16 regulerer finansieringa og skal leggast til grunn.

ØIL vil bidra til å skaffe private sponsormidlar og bidra med fysisk dugnadsinnsats etter nærare avtale. Ingen direkte økonomiske bidrag frå ØIL

 

Sak 5. Medlemsregistreringa m.m. Klubb – Admin. Status.

Det har vore relativt mykje arbeid og vi har møtt utfordringar:

  • Datasystemet/programmet frå NIF har sine svakheiter.
  • Arbeidet med å få medlemmer til å bruke Min Idrett
  • Kontingentinnkrevjinga – omlegginga har teke tid å bli «dus» med.
  • Purringar på uteståande kontingent
  • Inn og utmeldingar av laget
  • Utsending av orienteringar og andre skriv. Informasjon
  • Vi sette betalingsfrist til 10. juni 2017 for året 2017.08.18
  • Dei fleste grupper hadde pr 10. august ein del medlemmer som ikkje har betalt – purring.
  • Støttemedlemmer – mange vil her falle ut – gruppa vil ta ein gjennomgang
  • Litt info til styret ligg ved.

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret tek orienteringane og arbeidet som er gjort til vitande og takkar gruppa som arbeider med denne saka. Styret bed gruppene i ØIL intensivere innspurten for det som gjeld betalingar for aktive. Styret vonar at arbeidet med støttemedlemmar ikkje fører til for mange forfall/strykingar/utmeldingar.

Møtet 3. oktober: Ragnar orienterte. Konklusjon: Sjå sakspapir m.a. ovanfor.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringa til vitande og gruppeleiarane føljer opp sine grupper.

Vi tek med frå møteboka 22.08.17:

 

Sak 6. Skiløypetrase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Ei sak vi har drøfta fleire gongar i styret seinast 250417:

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret i ØIL tek orienteringane ovanfor til vitande. Vi har kome endå eit stykke nærare anleggsstart. Takk til Jostein Tomren så langt. Styret gjev leiar i samarbeid med J. Tomren fullmakt til å arbeide vidare med prosjektet ut frå skisseringane ovanfor.

 

 

Etter 22.august 2017:

Tilbod på utføring av arbeidet: Underlag for anbod på arbeidet er utarbeidd v/Jostein . Tre entreprenørar er kontakta- synfaringar saman med Jostein er gjennomført og tilbod er i ferd med å kome inn.

Handsaming av planen i Skodje: Denne har vore på høyring der fleire instansar har kome med innspel. Vedlagt følgjer desse uttalane. ØIL er invitert til å kome med merknader. Uttale er utforma og sendt Skodje kommune. 75 m av traseen ligg i Skodje. Søknad om fritak for gebyr – minst 7000 kr – er sendt Skodje kommune.

Rydding av skog: Dugnader – to laurdagar - er haldne i regi av Jostein. Dette arbeidet har gått svært bra.

Bru: Prosjektering v/Terje Braute. Byggjesøknad vedk. bru over osen vil kome.

Kronerulling er enno ikkje starta.

Konklusjon: Framdrifta har vore god i denne perioden. Vi kan likevel konstatere at all handsaming – att og fram – i det offentlege systemet tek tid. Vi treng tolmodigheit. Samla er vi no nærare målet om fysisk oppstart av prosjektet har kome eit /fleire steg nærare.

Møte 3. oktober 2017:

Ragnar orienterte. Dugnadsarbeid to laurdagar. Det er lagt ut anbod for utføring av arbeid. Det er kome inn fråsegn til utbygginga frå Vestnes kommune, Skodje kommune og Fylkeskommunen.

Samrøystes vedtak:

Styret tar orienteringa til vitande.

 

SAK 7. TRENINGSTIDER ØRSKOGHALLEN 2017-2018.

Framlagt for styret 22. august 2017:                                                                                                                    

Vedtak 22.08.17:

Styret tek til vitande arbeidet som er gjort knytta til treningstider 2017/18 – så langt. Styret tek orienteringane og det som kom fram på møtet som eit vidare grunnleg for endeleg fastsetjing av fordelinga. Leiar i samråd med aktuelle grupper sluttfører arbeidet med fordelinga, set dette opp i eit samla skjema som vert kunngjort for Ørskoghallen og alle brukarar.

ETTER 22. AUGUST 2017:

Leiar sette opp eit framlegg ut frå ønskje frå gruppene og drøfting på møtet. VEDLEGG

Nokre synspunkt og framlegg har kome etter det:

  • Cheerleading ønskjer av praktiske årsaker å starte kl 17.30 på tysdagar.
  • Volleyball ønskjer å nytte tid på torsdagar
  • Friidrett – ingen merknader
  • Idrettskulen Ingen merknader – onsdagar.
  • Fotball: Førebels ikkje fordelt på dei ulike laga

VEDLEGG: Oppsett pr 10.sept og 1. sept.

Privat gruppe – landhockey – forespørsel frå Kjetil om å nytte tida fotball har fått tildelt frå 20.00-22.00 på tysdagar. Dette gjeld berre når fotball ikkje nyttar salane denne tida.

Slik er stoda pr møtet i styret 3. oktober. Vi tek ei sluttrunde og gjer eventuelle endringar.

Fotball er ikkje fordelt på laga enno. Dette vert gjort av fotballgruppa som meler til leiar. Leiar set opp eit endeleg skjema. Alt som står på fotball skjema 01.10.17 er frå sist sesong.

Møtet 3. oktober: Tidene er fordelte jf. vedlegg. Fotball fordeler internt

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringa til vitande. Landhockey nyttar tysdagar 20.00 – 22.00 dei gongane fotball ikkje bruker tida/etter avtale. Siste oppsette skjema 01.10.17.

 

Sak 8. Traktor til kunstgrasbana – nytt tilbod.

Denne saka har vore på saklista i ØIL sitt styre ved fleire høve.                                                                     Det har vore behov for å skifte ut traktoren vi no nyttar, med ein ny og noko større.

ØIL har ved fleire høve kontakta ØK om å få til ei ordning der kommunen står som kjøpar og eigar. På den måten ville vi få full MVA-kompensasjon. Kommunen har sagt nei til ei slik løysing. ØIL har etter det lagt saka noko til sides med tanke på å gjere seg nytte av den traktoren vi har inntil vidare.

Noverande traktor:                                                                                                                                     Ørskog kommune vedtok 25.11.2010 å innarbeide kjøp av traktor med utstyr til kr 503.750 inkl. MVA. MVA-kompensasjon og tilskot frå ØIL. Avtale om leige og drift med ØIL skulle setjast opp.

Leigeavtale vart sett opp og underskriven 30.03.11 – Anders Grotle og Ragnar Bakken VEDLEGG

Leigeavtalen i høve tal:                                                                                                                         Netto kjøpesum etter fråtrekk av MVA-komp: -     390.000

Avskrivningar 10% pr år:       39.000

Rente 2% pr år:                      7.800 ………………… Pr år i 10 år: 46.800 kr – bet. i 7 år.

Pr oktober 2017 står att å betale t.o.m. 2020 samla 46.800 x 3 =     140.400 kr

Vi har no fått eit nytt tilbod frå Felleskjøpet stila til Ørskog kommune 26.09.17. VEDLEGG

Tilbodet John Deere 4060R m/utstyr – samla kostnadar:                 550.000 inkl MVA.

Eksl. MVA                                                                                       440.000 eksl. MVA

Innbytte noverande traktor:                                                              193.750 inkl MVA

Innbytte fråtrekt rest til ØK. 193.750 – 140.400 =                          53.350

Dersom ØK kjøpte og fekk ref. MVA ville restbeløpet for ØIL verte RS 387.000

Dersom ØIL kjøper m/MVA                                                               RS 497.000.                         I tillegg kjem renteutgifter med ? %.

Eigar noverande traktor: Ørskog kommune - og står som eigar også etter 2020 ?

Viktig vurdering:                                                                                                                                      

Kor stort er behovet for å skifte traktor? ØIL si økonomiske bereevne?

Alternativ:                                                                                                                                                     Nei til kjøp /innbytte av traktor no.                                                                                                Ja – prøve ei runde til med ØK om MVA.                                                                                                       Ja.- kjøpe sjølv – finansiere v/lån – eigne midlar

Møtet 3. oktober 2017: Jf oppsetta ovanfor.

Det er kome inn tilbod om ein traktor frå Felleskjøpet til den samla kostnad på 550 000,- kroner med fråtrekk for innbyte av noverande traktor. Om ØIL skal kjøpe ein traktor vil dette koste laget 500 000,- som må finansierast med lån som blir belasta fotballgruppa.

Samrøystes vedtak:

Fotballgruppa gjer ei vurdering for kva årlege kostnadar eit lån vil koste. Ragnar tar kontakt med kommunen for å høyre om/søkje om det er mogeleg å få ettergjeve restbeløp og overta noverande traktor.

Sak 9. Idrettsråd–ny kommune frå 01.01.2020. Konsekvensar mm

Ørskog kommune er ei av fem kommunar i Møre og Romsdal utan idrettsråd. Idrettsrådet er eit samordnande organ for alle idrettslaga i ein kommune knytta til NIF.

Eg legg ved reglementet for eit slikt organ: VEDLEGG

  • 3 Oppgåver

(1)       Idrettsrådet skal:

  • styrke idretten si rolle og rammevilkår i lokalsamfunnet,
  • foreta prioriteringar på vegne av idrettslaga,
  • dokumentere og synleggjere idretten sitt lokale omfang og utvikle lokale idrettspolitiske handlingsprogram, og
  • vere ein møteplass og utviklingsarena i skjeringspunktet mellom offentleg og frivillig virke.

 

  1. (2)        Idrettsrådet skal vere eit idrettspolitisk organisasjonsledd med oppgåver primært på lokalt nivå.

(3)        Alle saker som er av felles interesse for idretten skal sendast til kommunen gjennom idrettsrådet.

Vi finn elles alle relevante opplysningar om idrettsrådet i vedlagde fyldige lovnorm.

Ørskog har eitt stort og to langt mindre lag knytta til NIF

Ved samanslåing til stor kommune frå 2020 vil vi få eit felles idrettsråd – Ålesund idrettsråd.

Dette vil då femne om Ørskog.

Mange prioriteringar, tilrådingar mm vil verte handsama i rådet.

På sonemøte 27.09.17 vart dette med samanslåing av kommunar og idrettsråd handsama og

orientert om. Stine var på dette møtet og vil referere derifrå på styremøtet vårt..

Aktuelle alternativ:

  • Vi skipar idrettsråd i noverande Ørskog kommune og stiller då likt med Skodje, Haram og Ålesund (Ørskog og Sandøy har ikkje oppretta idrettsråd).
  • Vi ventar til formell skiping av idrettsråd for Ålesund f.o.m. 2020.Møtet 3. oktober 2017:
  •  

Stine frå sonemøte 27.09.17 vedr. idrettsråd ny kommune. ØIL får delta i det nye idrettsrådet sjølv om ikkje har etablert eige idrettsråd ved samanslåinga av ny kommune.

Samrøystes vedtak:

ØIL ventar med formell skiping av eige idrettsråd for noverande Ørskog kommune. ØIL får ta del i førebuingar og skiping av eit nytt felles idrettsråd for Ålesund fom 2020

 

SAK 10. Skriv og meldingar 3. oktober 2017

  1. a) Spelemidlar til utstyr. Søknad frå gruppene? Frist 181017. VEDLEGG Grupper som vil søkje tek kontakt med leiar som sender søknad.
  2. b) Fotballhefte 2017 – på plass til alle husstandar m.fl. Vedlegg Alle husstandar.
  3. c) Politiattestar – status. Kva med 3 års grense? MUNNLEG Stine har kontroll.
  4. d) Futsalturneringar –ØIL medarrangør G 13. – 24. – 26. nov. 17. VEDLEGG Orientering
  5. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG Orientering
  6. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  7. g) Stikk ut VEDLEGG Orientering
  8. h) Ørskogfjell skilag – status – drift – økonomi - MUNNLEG Orientering
  9. i)   Nettside – facebook ØIL – bruk. MUNNLEG Orientering
  10. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG Orientering
  11. k) Sandvolleyballbaner – stell – vedlikehald. MUNNLEG Skilt + sprøyte?
  12. l)   Utbetringar lysanlegg Brauta. System Electro. MUNNLEG Orientering
  13. m) Fotballcup ØIL – 16.09.17. VEDLEGG Flott arrangement
  14. n) Idrettsfrukt. VEDLEGG Grupper bør nytte dette.
  15. o) Kurs – møte – samlingar. MUNNLEG Meld på
  16. p) Kvitteringsliste nøklar Ø.hallen. Innlevering nøklar!! MUNNLEG Orientering
  17. q) VIPPS. MUNNLEG Fleire grupper kan få nytte dette
  18. r)   Nyheitsbrev MRIK. VEDLEGG Orientering
  19. s)   Drifta/bruken av Ørskoghallen – reglar - –rutinar – info mm. MUNNLEG Orientering
  20. t)   Brakke i hoppbakken Brauta – skal fjernast – Ski/trim. MUNNLEG Orientering Fjerne restane. Ski/trim.
  21. u) Fotballdag laurdag 30. sept. 2017. MUNNLEG Orientering flott arrangement
  22. v) Arrangere utstyrsbytte. Ein kveld hausten 2017? MUNNLEG Nei
  23. w) Arrangere idrettsmerkeprøver – MUNNLEG Når anlegg er ferdig

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. merknader.

 

Sak 11. Eventuelt andre saker

Ingen saker under eventuelt

 

Møtet slutt 21.02

Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref. på møtet -