Styremøte 22. august 2017 - møtebok

 

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 22. august 2017 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades: Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke - Tine J. Steinset - Frode Dyrkorn - Kamilla Vestre Cevallos - Jan Petter Øvstedal - Kjell Petter Braute – Emma Karoline Hanssen – Anne Grete Refsnes Tennfjord. - Anne Sofie Valgermo - Kjetil Ramsvik.

Forfall Stian Eidhammer (ingen vara)

Ref. på møtet: Sekretær Tine J. Steinset

Innkalling – pr. e-post + post. Ingen merknader.                                                                                                              

Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

 

Sak 1. Møtebok frå styremøte 25. april 2017. Vedlagt

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 25. april 2107 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

  • Cheerleading: Ingen frå gruppa til stades
  • Fotball: Sesongen har begynt på att. Rydda fint rundt bana, dugnadsgruppene fungerer fint. Futsal til hausten. Damelaget har trekt seg – årsak: mangel på spelarar. Har ikkje seniorlag for første gang på mange år. Fells med Stordal.
  • Friidrett: Lite nytt. Første trening er torsdag neste veke. Greitt med trenarar, mange yngre, men færre eldre, dvs ungdomsskulen. Konkrete planar om påmelding til stemne. Vil kjøpe inn drakter/jakker.
  • Idrettskule:Startar no opp att.
  • Ski/trim: Ikkje noko nytt.
  • Sykkel: Sesong for sykling. Ein del skal sykle Birken no til helga, ca 7-8 stk. Elles ein del treningsturar.
  • Volleyball: Ikkje kome i gang att etter sommaren, men trimlaget vil starte opp att.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

Sak 3 – 22.08.17 – Norway cup 2017 – Evaluering Ørskog.

ØIL tok del med fire lag på Norway. Fotballgruppa og spelarar skal ha all ære av innsats og resultat. Det ligg sværande mykje arbeid bak ei slik deltaking.

I etter kant av turneringa har det vore drøfta å få laga ei markering for laga.

Fotballgruppa har gjort framlegg om at dette kan leggjast til «fotballdagen» laurdag 30. september. Ørskog kommune og Ørskog sparebank vil ta del. Detaljar elles vert å planlegge.

Det er heilt naturleg at ØIL markerer ØIL si deltaking og resultat.

Styret ser det naturleg at arrangementet vert nærare planlagt av fotballgruppa i samråd med styret i ØIL.

Det vert elles vist til kampresultat og sluttplasseringar i vedlegg til saka. Gutar 14 må framhevast særskilt: Delt gull med Blindheim I.L. Flott!

Samrøystes vedtak 22. aug. 2017:

Styret vil uttrykke stor honnør til dei som var med på å bidra til at fire lag fekk delta på Norway Cup og til dei resultata som vart oppnådd. ØIL vil stå føre ei markering av dette på fotballdagen 30. sept. 2017.

 

Sak 5 – 22.08.17 – Ørskogdagane 2017 – evaluering

 

Ørskogdagane 2017 vart arrangert 9. – 11. juni. Vedlagt program.

ØIL tok del på laurdag og søndag – jf eige oppsett frå ØIL.

Sjå elles innslag i lokalavisa.

Leiar skriv i avisa:

ØRSKOGDAGANE 2017 OG ØIL

Ørskog I.L vil gjennom avisa rette ei stor takk til arrangørane av Ørskogdagane 2017. Ein fin dag i godt sommarver. Ørskog IL. Tok del i arrangementet, og eg vil som leiar sende takk til alle som frå ØIL var med å profilere laget – eit lag med mellom 6-700 medlemmer. Takk til publikum som besøkte vår stand, slo av ein prat og tok mot informasjonsmateriell. Takk for nye medlemmer. Vi tek mot fleire – ta kontakt.                                                                                             Flott innsats frå mange innan ØIL knytta til laget sine aktivitetar på laurdag:                                               - Alle som deltok på ØIL sin stand. – Friidrettsgruppa med Eggane opp og sentrumsløp for barn. I bakkeløpet imponerte 12 år gamle Sindre Fylling med å vinne klassen for gutar/menn og Live Røkke som vann for tredje året og fekk vandrepokal til odel og eige. Eg takkar elles idrettsskulen for leikar for borna, fotball for deltaking og markering av gruppa, cheerleading for flott oppvisning og trimgruppa for fjelltur søndag 11. juni.

REB – ØIL –

Styret bør gje si evaluering leiar av ØIL si deltaking og arrangementet generelt.

Vi drøftar dette på styremøte 22. august:

Synspunkt som kom fram på møtet:

Kjekk dag. Fungerte greitt med kortare tider på stand. Friidrett går på skinner. Litt vanskeleg å sjå det som foregår på bakkeplan. Har vore lettare å sjå tidlegare år då det har vore dansegolv. ØIL bør gå til innkjøp av ei mannekengdukke til utstilling av kle frå idrettslaget. Dukke skal bestillast av fotballgruppa og hentast av leiar ØIL(?)

Samrøystes vedtak 22.08.17

Styret viser til orienteringar, vedlegg og drøftingar på møtet og seier seg jamt godt med arrangementet og avviklinga av dagen for ØIL sin del.

 

Sak 6. – 220817 –Medlemsregistreringa m.m. status.

Etter 25 april 2017:                                                                                                                        

Gruppa som arbeider med denne saka har kontinuerleg hatt oppgåve knytta til å få denne nye ordninga til å fungere.

Det har vore relativt mykje arbeid og vi har møtt utfordringar:

  • Datasystemet/programmet frå NIF har sine svakheiter.
  • Arbeidet med å få medlemmer til å bruke Min Idrett
  • Kontingentinnkrevjinga – omlegginga har teke tid å bli «dus» med.
  • Purringar på uteståande kontingent
  • Inn og utmeldingar av laget
  • Utsending av orienteringar og andre skriv. Informasjon
  • Vi sette betalingsfrist til 10. juni 2017 for året 2017.08.18
  • Dei fleste grupper hadde pr 10. august ein del medlemmer som ikkje har betalt – purring.
  • Støttemedlemmer – mange vil her falle ut – gruppa vil ta ein gjennomgang
  • Litt info til styret ligg ved.

Arbeidsgruppa vil ha eit eige møte i forkant av styremøtet 22. august.                                              

Nytt frå dette møtet vart lagt fram på styremøtet.

Styret konastaterer at mykje no er på plass. Ein del aktive medlemmar har ikkje betalt. Arbeidet med støttemedlemmar held fram

Samrøystes vedtak 22.08.17:          

Styret tek orienteringane og arbeidet som er gjort til vitane og takkar gruppa som arbeider med denne saka. Styret bed gruppene i ØIL intensivere innspurten for det som gjeld betalingar for aktive. Styret vonar at arbeidet med støttemedlemmar ikkje fører til for mange forfall/strykingar/utmeldingar.

SAK 7 – 22.08.17 – FORDELING AV MIDLAR 2017       

Vedlagt saka følgjer:

Disponible midlar til fordeling 2017 – samla 320.149 kr + 30.000 kr

Ørskog kommune : 47.000

Ørskog sparebank: 70.000 + 30.000

LAM-midlar:        145.000

Grasrot:                      62.149

Vedlagt også oversyn fordeling gjennom åra 2004 – 2016.

Drøftingar – semje om fordeling av midlane:

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret i ØIl fordeler midlar 2017 slik på grupper/prosjekt:

  • Hovudstyret                35.149
  • Fotball:                      130.000 – utbetalt forskot 100.000
  • Friidrett:                    15.000
  • Idrettsskulen:                5.000
  • Ski:                             45.000 – inkl. overhaling trakkemaskin
  • Sykkel:                                  0
  • Trim:                             5.000
  • Cheerleading:            25.000
  • Jubileumsbok:             30.000
  • Løypetrase:                 30.000

 

Sponsormidlar frå banken 30.000 fordelt slik:

  • Fotball:                      20.000
  • Hovudstyret:              10.000

 

Sak 8 – 22. august 2017 - Skiløype trase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Ei sak vi har drøfta fleire gongar i styret seinast 250417:

Etter 25. april 2017 siste styremøte::                                                                                                                       Økonomi:

  • Ørskog sparebank                              125.000 – jf avisoppsett
  • Møre og R. Fylkeskommune:            150.000 – jf brev 14.06.17
  • Avsett ØIL:                                       30.000

Vidare vil det verte lagt opp til kronerulling, sponsing og dugnad. Ut frå tidlegare kostnadsoverslag kan vi rekne prosjektet som finansiert.                                                                 Jostein Tomren har vore/er ein viktig og god støttepelar i alt arbeid så langt – og vidare!                           «Papirarbeid» i høve offentlege instansar – det meste er på plass inkl. grunneigaravtalar.               Brev frå Landbrukssjefen i Ørskog datert 29.06.17 – konsesjon – VEDLEGG – (Ørskog)   Brev -------------------------« ------------------------- - konsesjon – VEDLEGG – (Skodje) Høyringssak vedk dispensasjon – Skodje – høyringsfrist 21.08.17 . Deretter politisk handsaming. Vedlegg.

Prosjektering av bru v/osen: Vi har no fått Terje Braute til å utføre dette arbeid                           Endeleg svar på byggjesøknaden ligg ikkje føre – vil kome.                                                         Innhenting av tilbod på utføring av arbeidet står føre – Tomren/Bakken. Synfaring. Det blir lagt ut for kronerulling og dugnadsarbeid startar 9. september.

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret i ØIL tek orienteringane ovanfor til vitande. Vi har kome endå eit stykke nærare anleggsstart. Takk til Jostein Tomren så langt. Styret gjev leiar i samarbeid med J. Tomren fullmakt til å arbeide vidare med prosjektet ut frå skisseringane ovanfor.

Sak 9. ØIL 100 år 2018 – val av jubileumsnemnd.

Vedtak 25 . april 2017:

Styret vedtek at kvar gruppe (7) finn fram til sin representant i nemnda og melder resultatet til leiar ØIL innan sommaren/eventuelt styremøte i juni. Leiar ØIL kallar inn til konstituerande møte.

Mandat:

  • ØIL skal markere jubileet på ulike måtar.
  • Sportslege aktivitetar/tiltak/arrangement – gjerne spreidde utover i året – der markeringa av 100 år er eit utgangspunkt. Jubileumsarrangement..

 

  • Andre markeringar – t.d. jubileumsfest – andre tiltak gjerne knytta opp mot sportslege innslag.

 

Status pr 22.08.17:

Styret drøfta saka 25. april 2017. Saksutgreiing og vedtak ovanfor her.                                              Styret må no gjere vedtak om samansetjing av jubileumsnemnda – deretter kallar leiar ØIL inn til konstituerande møte.                                                                                                                    Deretter startar nemnda sitt arbeid.                                                                                                    Nemnda rapporterer fortløpande til styret og leiar ØIL.                                                                                                        Nemnda kan undervegs ta opp eventuelle spørsmål/utfordringar med styret og få avklaring.

Vi tek også med at ØIL arbeider med ei jubileumsbok til 2018.

Styret vil også ta med ein frå arbeidsutvalet i nemnda .

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret i ØIL viser til vedtak i sak 9 frå møtet 25.04.17 og vil supplere nemnda med ein frå arbeidsutvalet i styret.

Styret vel denne jubileumsnemnda:

Cheerleading: Stian Eidhammer

Fotball: Jan Petter Øvstedal

Friidrett: Kjell Petter

Idrettskulen: Anne Sofie Valgermo

Ski/trim: Lars Tore Nærbøvik eller Emma Hansen

Sykkel: Kjetil Ramsvik

Volleyball: Anne Grete Refsnes

Arbeidsutvalet: Stine Ødegård

Leiar ØIL kallar inn til konstituerande møte mellom 15. og 30. sept. 2017.

Sak 10 – 22.08.17 – Kommuneplan for kulturminne – planprogram – eventuell uttale.

Vi tek med oss: ØH har i fleire år arbeidd med å få kommunen med på å utarbeide ein kulturminneplan. ØH har dessutan – jf. notat frå 26.04.17: Kulturminneplan – samarbeid med ØK + eigen plan. Begge deler går framover. Fullføre også egen plan som Ove har starta – jf. eiga nemnd. Kommunal planstrategi. Melding om vedtak. Jf orientering 260417. Ørskog kommune har fått tilsegn om 100.000 i støtte til arbeidet. I kommunal planstrategi er kulturminneplan prioritert. ØIL er invitert av ØK til å bidra i arbeidet. Ørskog kommunestyre har i sak 90/17 – 29.06.17 – vedtek å legge «planprogram for kulturminneplan – høyringsutkast» ut på høyring. Frist for uttale er sett til 20. august 2017. Oppstart av planarbeidet er varsla i same k.styrevedtak.

Vedlagt følgjer:

    • Invitasjon til høyring/uttale. K.sak 90/17 .
  • Planprogrammet – eit relativt omfattande dokument. Her er også teke med ØH si førebels liste over kulturminne frå 30.01.17.

 

Planprogrammet:

  • Innleiing
  • Bakgrunn for kulturminneplanen
  • Føringar, rammer, overordna planar.
  • Planprosess
  • Organisering av planarbeidet
  • Medverknad
  • Utgreiingar/analyse.                                                                                                                                   Styret vurderte i møte 22.08.17 om laget vil kome med innspel eller merknader til planprogrammet.

Samrøystes vedtak 22.08.17:

Styret vedtek ikkje å gje uttale til planprogrammet. Styret vil kome med innspel til kulturminne knytta til idretten overfor kommunen/plannemnda med tanke på konkret arbeid med planen.

SAK 11 – 22.08.2017  TRENINGSTIDER ØRSKOGHALLEN 2017-2018. FORDELING

Framlagt for styret 22. august 2017:                                                                                                                    

Jf. tidlegare års prosedyre – med mindre endringar:

  • Utlysing – i år med frist 10. august 2017
  • Grupper og lag innan ØIL melder sine behov/ønskje for 2017/2018.
  • Leiar ØIL søkjer samla for heile ØIL – jf vedlegg datert 01.08.17.
  • Innkomne ønskje frå: Cheerleading – volleyball – fotball – idrettsskulen.Fotball: Mest mogeleg – fordele alt samstundes.Idrettsskulen: Same tider som 2016/17 - jf. vedlegg.Sykkel:
  • Trim/ski:
  • Friidrett:
  • Volleyball: Onsdagar 20 – 22.
  • Cheerleading: Same tider som 2016/17 – jf. vedlegg.
  • Fordeling innan fotball til ulike lag vert gjort seinare i samråd med gruppa.
  • Opplegget må eventuelt ajourførast seinare.
  • Alle bør så langt råd er få oppfylt sine ønskje.
  • Styret gjer vedtak – eventuelt med fullmakt vidare til å fullføre planen og fordelinga.
  • Grupper/lag melder frå om start
  • Reglar mm for hallen skal følgjast.
  • Vi skal ha eit brukarmøte i regi av Ørskoghallen så tidleg som råd er.

Vedtak:

Styret tek til vitande arbeidet som er gjort knytta til treningstider 2017/18 – så langt. Styret tek orienteringane og det som kom fram på møtet som eit vidare grunnleg for endeleg fastsetjing av fordelinga. Leiar i samråd med aktuelle grupper sluttfører arbeidet med fordelinga, set dette opp i eit samla skjema som vert kunngjort for Ørskoghallen og alle brukarar.

SAK 12. Skriv og meldingar 22. august 2017

  1. a) Kulturmidlar ØK 2017 47.000. MUNNLEG. Orientering
  2. b) Sommaren er her – brev frå leiar til styret juni. VEDLEGG Orientering
  3. c) Politiattestar – status. Kva med 3 års grense? MUNNLEG Orientering
  4. d) Futsalturneringar – påmeldingar mm VEDLEGG Det blir! Orientering
  5. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG Orientering
  6. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  7. g) Stikk ut VEDLEGG Orientering
  8. h) Ørskogfjell skilag – status – drift – økonomi - MUNNLEG Orientering
  9. i)   Nettside – facebook ØIL – bruk. MUNNLEG Orientering
  10. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG Står stilt
  11. k) Sandvolleyballbaner – stell – vedlikehald. MUNNLEG. Gruppa ordnar dette
  12. l)   Internkontroll lysanlegg. System Electro. VEDLEGG/MUNNLEG Orientering
  13. m) Raporteringar – MVA-kompensasjon. VEDLEGG Orientering
  14. n) Friluftsliv. VEDLEGG Orientering
  15. o) SFK- skriv SFK – haustsesongen –kampar senior/barn - fleire avd.oppsett – ønskje – møte seniorfotball -nyhetsbrev 1605. MUNNLEG/VEDLEGG Orientering
  16. p) Kvitteringsliste nøklar Ø.hallen. Innlevering nøklar!! MUNNLEG. Få inn nøklar.
  17. q) Søknad midlar NIF – samarbeid med Frivillegsentr. - 5000 kr. MUNNLEG Orientering
  18. r)   Forsikring kunstgrasbana. MUNNLEG Kommunen vil ikkje forsikre
  19. s)   Drift/bruk av Ørskoghallen – reglar/orden – info mm. MUNNLEG Orientering
  20. t)   Flugger – avtalen Brosjyre. MUNNLEG Utdelt brosjyrer
  21. u) Nyheitsbrev MRIK. VEDLEGG Orientering
  22. v) Ørskog Sparebank 160 år feiring 13. mai deltaking MUNNLEG Orientering
  23. w) Kurs – møte – samlingar. MUNNLEG Meld deg på aktuelle kurs
  24. x) Bay-Pass kostnader. VEDLEGG Orientering
  25. y) Traktorkjøp – siste nytt. VEDLEGG Har stoppa opp jf MVA
  26. z) Stordalscup – deltaking juni 2107. MUNNLEG Orientering

   æ) Granulat kunstgrasbaner. MUNNLEG Orientering

   ø) Vipps. MUNNLEG ++ Orientering

   å) Skisporet møte MUNNLEG Orientering

   åå) Brønnøysundregisteret. MUNNLEG Orientering

  1. xx) Løypetrasear i Svartløkområdet møte mm. MUNNLEG Orientering
  2. bb) Idrettspris MRI – skriv VEDLEGG Orientering

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. merknader.

 

Sak 13. Eventuelt andre saker

  • Postvegmarsjen 2017.

 

Samrøystes vedtak:

ØIL tek til vitande og er samd i at Postvegmarsjen ikkje vert arrangert i år.

  1. b) Brakke ved hoppbakken på Brauta

Samrøystes vedtak:

ØIL må sørge for at det vert rydda opp. Ski/trim tek seg av dette.

 

Møtet slutt 21.45

Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref. på møtet -