styremøte 25.04.17 - møtebok

 

MØTEBOK - STYRET

Tysdag 25. april 2017 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades: Ragnar Elias Bakken –Tine J. Steinset - Kamilla Vestre Cevallos - Jan Petter Øvstedal -– Stian Eidhammer – Kjell Petter Braute – Emma Karoline Hanssen - Frank Urke (vara for Stine Ø. Urke) – Anne Grete Refsnes Tennfjord.

Forfall Frode Dyrkorn (ingen vara) - Kjetil Ramsvik (ingen vara)– Anne Sofie Valgermo (ingen vara)- Stine Ødegaard Urke

Ref. på møtet: Sekretær Tine J. Steinset

Innkalling – pr. e-post + post. Ingen merknader. Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

Sak 1. Møtebok frå styremøte 24.01.2017.                                                                                                                                Møteboka var utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 24. januar 2017 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Møtebok årsmøte ØIL 21. mars 2017.                                                                                                                          Møteboka var utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå årsmøte 21.03.2017 vart godkjend utan merknader.

Sak 3. Nytt frå gruppene i ØIL.

    • Cheerleading: Alt er berre velstand utanom bruk av mattene. Framleis venteliste for å få vere med. Gjekk supert på NM med sølvmedalje. ?
    • Fotball: Sesongen er i gang. Det virker som at alt er under kontroll. Har 3 stk 11-lag. Dugnad til helga, koste granulat inn att på bana. Fotballgruppa har Izatle (kortlesar) og oppbevarer denne for idrettslaget. Dei andre gruppene tar kontakt ved behov.
    • Friidrett: Lite nytt. Inntrykket er at det er fleire eldre barn som trenar. Har 5 faste trenarar.
    • Idrettskule: Ingen frå gruppa på møtet.
    • Ski/trim: Bøkene er på veg ut i kassene.Boka i Hestvika er flytta ned til berga v/sjøen.
  • Sykkel: Ingen frå gruppa på møtet.

 

  • Volleyball: Ikkje noko nytt. Dei vaksne trenar ein gong for veka

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

SAK 4: FRIIDRETTSANLEGG/IDRETTSANLEGG

Litt tilbake til møtet 24.01.17: Ragnar orienterte om framdrift og om dei møta som har vore. Kjell Petter orienterte nærare om sjølve møta. Neste møte er allereie 25.01. Kjem til å satse på dei mest brukte øvingane (ikkje spyd og slegge i første omgang). Må snart få satt i gang det som er ØIL si oppgåve m.a. sponsormidlar, spelemidlar etc. Blir eit kjempeflott anlegg totalt sett når det står ferdig.  Samrøystes vedtak: Styret i ØIL er godt nøgd med at planarbeidet er kome i gang. Styret ser det nyttig fortløpande å kunne verte orientert om arbeidet gjennom møtereferat og orienteringar i styremøta.

Møte 25.04.17: Ragnar og Kjell P. orienterte. Referat frå plannemnda sine møte sidan sist styremøte i ØIL låg ved saksdokumenta. Det verkar som framdrifta vedk. planlegging er ok

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

Sak 5. Ørskogdagane 10. – 11. juni 2017 – deltaking.

Invitasjon om å ta del på arrangementet Ørskogdagane 2017. Saka vart drøfta. ØIL vil ta del. ØIL sine bidrag: Cheerleading med framsyning, friidrett med Eggane opp og sentrumsløp, idrettsskulen med leikar for dei minste, fotball med på stand med sal av effektar. Sykkel, volleyball og ski/trim kan henge seg på – må melde frå sjølve til Frivillegsentralen. Stand for ØIL etter mønster frå siste åra. Presentasjon, medlemsverving, grasrotandelen og informasjon om ny løypetrase frå Liasætra til Steinsetsætra med høve til å støtte med pengegåve.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek at ØIL tek del på Ørskogdagen laurdag 10. juni og melder frå om desse aktivitetane:   Cheerleading med framsyning, friidrett med Eggane opp og sentrumsløp, idrettsskulen med leikar for dei minste, fotball med på stand med sal av effektar. Sykkel, volleyball og ski/trim kan henge seg på – må melde frå sjølve til Frivillegsentralen. Stand for ØIL etter mønster frå siste åra. Presentasjon, medlemsverving, grasrotandelen og informasjon om ny løypetrase frå Liasætra til Steinsetsætra med høve til å støtte med pengegåve. ØIL treng dobbel standplass med straum ikkje for langt unna starten for dei to løpa.

Sak 5. Medlemsregistrering m.m. KlubbAdmin. Status.

Orientering om arbeidet som er gjort etter siste styremøte og årsmøtet. Idrettsregistreringa (samordna rapportering) skal vere innsendt innan 30. april mot 31. januar tidlegare år. Dette er under kontroll.

Vi nærmar oss tid for fakturering. Det vert vist til notat frå Kamilla – vedlagt sakspapir. Alle kontingentar skal innkrevjast gjennom det sentrale systemet til NIF. Det meste vert fakturert i mai, medan cheerleading vert utsendt i desember. Samla medlemstal viser no 756. Dette talet vil nok skrumpe noko etter den kontingentrunden vi no skal ha. Kontingent ØIL 100 kr. Alle grupper har fastsett sine medlemsavgifter for 2017. Elles vert vist til sakspapira i denne saka.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande og konstaterer at arbeidet med omlegginga er i rimeleg god rute.

Sak 6. Mogeleg kjøp av ATV – sluttstatus.

Slikt vedtak vart gjort 24.01.17:  Styret stiller seg positiv til å ta del i finansieringa av ein ATV m/utstyr for å utvide og forbetre løypetilbodet i Ørskog – jf. vedlagde prospekt. ØIL føreset at opplegget og finansieringsplanen let seg gjennomføre der ØIL sin del av finansieringa vert inntil 40.000 kr. Ut frå desse føresetnader løyver ØIL 40.000 kr til prosjektet. ØIL bed løypekøyrarane/skigruppa innan ØIL gjennomføre alt det praktiske i samband med finansiering, innkjøp og klargjering. ØIL bed vidare om at skigruppa/løypekøyrarane tek drifta av ATV`en, og at faktiske driftsutgifter vert dekte av ØIL.

Etter dette har det vist seg problematisk med finansieringa. Saka vart no drøfta ut frå ny situasjon. Semje i styret om å leggje denne saka til sides/på is.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek ikkje å gå vidare med denne saka no.

Sak 8. Skiløype trase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Saka har vore arbeidd med over ein del tid og handsama i styremøte fleire gonger – seinat i januar 2017. Det meste av papirarbeidet er no unnagjort. Kostnadsramme 320.000. Søknad om spelemidlar er ordna og det meste av nødvendige løyve er på plass.Vi kan med glede melde at Ørskog sparebank har sett av 125.000 til prosjektet. Takk til banke. Kronerulling og anna økonomisk støtte vil det verte arbeidd vidare med. Vi vonar at arbeid i marka kan gjerast i 2017.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande og nyttar høvet til å rette ei stor takk til Ørskog sparebank for raus gåve til prosjektet. Styret ser elles svært positivt på at ein no nærmar seg «anleggsstart».

SAK 9. ØIL 100 år 2018 – val av jubileumsnemnd

ØIL har tidlegare vedteke å få utgitt ei jubileumsbok i 2018. Ei eiga nemnd arbeider med dette. Det vi også vere naturleg at laget på ulik vis markerer jubileet. Årsmøtet har sagt ja til dette og har gjeve styret fullmakt til å velje ei eiga jubileumsnemnd.

Jubileumsnemnd:

  • Kor mange og kven skal utgjer denne nemnda
  • Årsmøtet har lagt føringar om at styret og alle grupper bør vere representert.
  • Dett vil seie ei nemnd på t.d. 7 personar.
  • Kvar gruppe må kunne foreslå medlem frå noverande gruppe eller tidelgare medlemmer i gruppa/gruppestyret. Arbeidsutvalet bør vere representert.

Mandat/oppgåve:

  • ØIL skal markere jubileet på ulike måtar.
  • Sportslege aktivitetar/tiltak/arrangement – gjerne spreidde utover i året – der markeringa av 100 år er eit utgangspunkt. Jubileumsarrangement.
  • Andre markeringar – t.d. jubileumsfest – andre tiltak gjerne knytta opp mot sportslege innslag.

Ragnar orienterte og saka vart drøfta. Kven skal vere med i nemnda? Alle grupper bør vere representerte med ein person. Gruppa bør vere på plass innan august 2017.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek at kvar gruppe (7) finn fram til sin representant i nemnda og melder resultatet til leiar ØIL innan sommaren/eventuelt styremøte i juni. Leiar ØIL kallar inn til konstituerande møte.

Mandat:

  • ØIL skal markere jubileet på ulike måtar.
  • Sportslege aktivitetar/tiltak/arrangement – gjerne spreidde utover i året – der markeringa av 100 år er eit utgangspunkt. Jubileumsarrangement..
  • Andre markeringar – t.d. jubileumsfest – andre tiltak gjerne knytta opp mot sportslege innslag.

 

Sak 10. Kjøp av traktor til bruk på kunstgrasbana?

Saka har vore drøfta på fleire styremøte – jf. 29.11.16 og 24.01.17.

Det har deretter vore arbeidd med saka frå fotballgruppa utan å vere i mål. Spørsmålet knytta til MVA og kommunen si rolle er ikkje avklara. Ørskog kommune sitt brev 15.03.17 låg ved saksdokumenta. Brevet er rimeleg negativt i høve ØIL sitt framlegg om kjøp – eigar – MVA-refusjon m.m. Dersom kommunen ikkje blir med på dette opplegget må i tilfelle kjøp ØIL ordne all finansiering – eigne midlar og eventuelt lån. Førebels arbeider vi for å kome i mål med ei løysing saman med kommunen. Det kan elles verte for kostbart for ØIL.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane om status i saka til vitande.

Sak 11. Stønader Ørskog sparebank 2017 – orienteringssak.

I år har laget fått større summar enn vanleg er. Dette er vi svært takksame for. ØS har verkeleg vorte ein god økonomisk støttespelar.

Vi tek her med:

  • Generell gåve 2017:               70.000
  • Ny løypetrase:                    125.000
  • Cheerleading gåve:                50.000

 

  • Sponsor hovudlaget               30.000 pr år
  •  
  • Sponsor fotball                      85.000 pr år
  •  
  • Drakter m.m. fotball              ca 50.000
  •  
  • Andre tilskot – trim               ca 1.500                      -

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL tek orienteringa til vitande og rettar ei stor takk til Ørskog Sparebank for rausheit og velvilje overfor ØIL

 

  1. Skriv og meldingar 25. april 2017
  2. a) Søknad kulturmidlar ØK 2017. MUNNLEG Orientering søknad sendt
  3. b) Godtgjersle leiar 2017 – jf. årsmøtesak. MUNNLEG + årsmøtereferat Orientering
  4. c) Politiattestar – status. MUNNLEG Orientering Kva med grensa på 3 år?
  5. d) Kurs oversyn NIF. VEDLEGG Orientering
  6. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG/VEDL. Minner om bilde og stoff frå gruppene
  7. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  8. g) Matter cheerleading Ørskoghallen – bruk. MUNNLEG Berre til bruk for cheerleading
  9. h) Ørskogfjell skilag –status– økonomi - støtte ØK 5.000kr/år MUNNLEG Orientering
  10. i)   Nettside – facebook ØIL – bruk. MUNNLEG Orientering
  11. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG Ingen framdrift
  12. k) Nabovarsel frå Ørskog kommune. MUNNLEG Orientering
  13. l)   Internkontroll lysanlegg. System Electro. VEDLEGG/MUNNLEG Orientering
  14. m) Søknad fritak gebyr skiløype – ja (4.600) - nei (5.000 kr). VEDLEGG Orientering
  15. n) Veglys Russebøvegen. MUNNLEG På plass. Orientering
  16. o) SFK-ymse skriv SFK –sesongen 2017 er her. MUNNLEG Orientering
  17. p) Kvitteringsliste nøklar Ø.hallen. Innlevering nøklar!! MUNNLEG. Få orden på dette
  18. q) Søknad midlar NIF – samarbeid med Frivillegsentralen. MUNNLEG Orientering
  19. r)   Forsikring kunstgrasbana. MUNNLEG Ingen avklaring med kommunen
  20. s)   Bruken av Ørskoghallen – reglar - orden –rutinar – info. MUNNLEG. Orientering
  21. t)   Gebyr grindløe/gapahuk ca 10.000 – ja til fritak. MUNNLEG Orientering
  22. u) Nyheitsbrev MRIK. VEDLEGG Orientering
  23. v) Ørskog Sparebank 160 år feiring 13. mai VEDLEGG Cheerleading tek del
  24. w) Kurs – møte – samlingar. MUNNLEG Orientering
  25.  x) SFK retningslinjer 2017. MUNNLEG Orientering
  26. y) Tine fotballskule 2017 – MUNNLEG Orientering
  27. z) Forsikring trakkemaskin og traktor. Andre rekningar. MUNNLEG Orientering

   æ) Avdelingsoppsett senior – og barnefotball. MUNNLEG Orientering

   ø) Bytte av straummålarar. MUNNLEG Orientering

   å) Bankkontoar ØIL – disponering m.m. VEDLEGG Orientering

   åå) Gummigranulat som forurensar. VEDLEGG Orientering

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. merknader.        

  1. Eventuelt andre saker

         Ingen saker.

 Møtet slutt 21.30                                                                                                               

 Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref på møtet -                    

 

Hugs å bruke Ørskog I.L. si nettside:     www.orskogil.no