Styremøte 24. januar 2017 - møtebok

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 24. januar 2017 kl. 19.00.

Ørskoghallen/Ungdomsklubben

Til stades:  Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke – Kamilla Vestre Cevallos - Jan Petter Øvstedal -– Stian Eidhammer – Kjetil Ramsvik – Kjell Petter Braute – Per Even Brautehaug (vara for Frode Dyrkorn).

Forfall: Emma Karoline Hanssen (ingen vara for henne) - Frode Dyrkorn ( Per Even Brautehaug vara).

Ref. på møtet: Sekretær Tine J. Steinset

Innkalling – pr. e-post + post. Ingen merknader.                                                                                                                                                          Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

Sak 1. Møtebok frå styremøte 29.11.2016.                                                                                                                                                                                                                                                                                     Møteboka var utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 29. november 2016 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

  • Cheerleading: Hadde generalprøve til NM sist helg med fulle tribuner J Kvalifisering neste helg utanfor Tønsberg. Fullt på alle grupper. Har foreldrevakter på dei yngste gruppene.
  • Fotball: Vintersesong, litt utetrening og litt innetrening. Ferdig med futsal, laurdag 14.01.17. Skal ha tre samarbeidslag med Stordal. G16, G19 og seniorlag. Stiller med eige damelag i år. Problem med fordeling av treningstider ute, for lite baner og mange lag som ønsker meir treningstider. Utfordringar knytt til høge driftskostnadar lys. Ser på om det er mogeleg å få ned desse kostnadane. Dette vil ein kome tilbake til. Årsmøte i fotball er sett til den 16.02. Skal ha ei avslutning/kickoff 28. februar med utdeling av statuttar.
  • Friidrett: Jamt over 20 stk. på kvar trening. Har 4-5 trenarar. Før jul avvikla ein Team Atletics. Dette var kjekt. Økonomien er veldig god.
  • Idrettskule: Har starta opp att etter jul, meiner at dei er i mål med medlemsreg. Det har kome til fleire etter at det vart delt ut info om dette på den kommunale barnehagen. Fekk ikkje dele ut i den private. Økonomien er bra. Mellom 20-25 kvar gang.
  • Ski/trim: Rimeleg roleg. Trim er inne i vinterdvale. Skiløypene som maskinkøyrarane køyrer opp er kjempeflott når det er snø. Pr dags dato er det dessverre ikkje såle pga manglande snø.
  • Sykkel: Nokre få syklar til tross for at det er vinter, men det er lite aktivitet pga. sesongen
  • Volleyball: Det er den same gruppa som det har vore. Trimaktivitet. Økonomien er god.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

SAK 3: FRIIDRETTSANLEGG/IDRETTSANLEGG

Etter møtet 29.11.16:

Nemnda har hatt to møte: 12.1216 og 11.01.17. Nemnda har konstituert seg og valgt Steinar Leganger som leiar og Kjell Petter Braute som nestleiar. Dei andre medlemmene: Frank Abelseth og Mildrid Reite medan Morten Sloth-Fjordside er adm. sin representant + sekretær.

Møtereferata (2) følgjer som VEDLEGG. Elles vil Kjell Petter Braute kunne utfylle desse gjennom orientering i styremøte. Han vil også kunne leggje fram for styret spørsmål som kan vere aktuelt å få innspel på frå styret.

ØIL er glad for at planarbeidet no er kome godt i gang.

Spørsmål som kan stillast: Vil det i denne runden verte gjort noko knytta til plassering av kastøvingar vest for Russebøvegen?

Jf elles utsende dokument i saka.

På møtet 24.01.17: Ragnar orienterte om framdrift og om dei møta som har vore. Kjell Petter orienterte nærare om sjølve møta. Neste møte er allereie 25.01. Kjem til å satse på dei mest brukte øvingane (ikkje spyd og slegge i første omgang). Må snart få satt i gang det som er ØIL si oppgåve m.a. sponsormidlar, spelemidlar etc. Blir eit kjempeflott anlegg totalt sett når det står ferdig.

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL er godt nøgd med at planarbeidet er kome i gang. Styret ser det nyttig fortløpande å kunne verte orientert om arbeidet gjennom møtereferat og orienteringar i styremøta.

Sak 4. ÅRSMØTE 2017 - - FASTSETJING – FØREBUING.

Det vert vist til sak frå 29.11.16 med VEDLEGG

Årsmøtet er tidfesta til 21. mars 2017.

Saka vert teken med på styremøte 24.01.17 for å minne styret og grupper om dei brikkene som skal på plass i forkant av årsmøtet.

Kort liste påminningar:

  • Dato – tidspunkt stad. 21. mars 2017 kl 1900 – Ørskoghallen
  • Årsmøta i gruppene innan 20.02.2017. – jf vedlagde info VIKTIG INFORMASJON
  • Gruppene skal også leggje fram framlegg til årsplan for arbeidet i gruppa
  • Leiar utarbeider årsplan for ØIL 2017.
  • Val – jf . vedlagde notat til valnemnda + liste over tillitsvalde ØIL samla. Gruppene sine val skal godkjennast av årsmøtet ØIL.
  • Rekneskap frå gruppene til kasserar innan 20. februar 2017.
  • Kasserar/Økonomiservice utarbeider samla rekneskap for ØIL – revisjon.
  • Valnemnd for ØIL – frist 1. mars 2017.
  • Saker frå gruppene til årsmøtet/ofte via styret innan 7. mars 2017
  • Saker som styret vil ha på saklista til årsmøtet?

 

På møtet 24.01.17: Ragnar orienterte om kva som må vere på plass innan årsmøtet, den 21.03.2017, m.a. reviderte årsplanar for dei ulike gruppene.

Samrøystes vedtak 24.01.17:

Styret viser til oppsett ovanfor saman med vedlegga i saka og bed om at oppgåvene, møta og fristane følgjer vedtak frå 29.11.16 og notatet ovanfor.

I tillegg til ordinære årsmøtesaker vil styret leggje desse sakene fram for årsmøtet til drøfting og vedtak eller orientering: Ingen saker så lang. Saker frå gruppene som treng årsmøtehandsaming vert å fremje som skissert ovanfor.

Sak 5. Medlemsregistrering m.m. Status.

Etter 29.11.16: Gruppa som har arbeidd med denne saka har i tida fram til nytt-år fått dei aller fleste registreringar på plass. Ei gruppe støttemedlemmer vart med i det nye registeret nokre dagar ut i januar. Pr 16. januar 2017 er talet på medlemmer 756.

Vi har då teke med alle som var registrerte i det gamle systemet vårt + ein del som var overførte frå andre ordningar til Klubb Admin. Ut på året vil alle registrerte få tilsendt melding om kontingent for 2017. Her vil vi kanskje få ei viss avskaling når det gjeld medlemstal. Det vil sjølvsagt vere heilt flott om dei fleste vil vere med ØIL vidare.

Idrettsregistreringa skal vere innsendt innan 30. april mot 31. januar tidlegare år.

Vi har hatt ei gruppe som har arbeidd godt med denne omlegginga. Dei fleste er medlemmer i styret. Eg utfordrar gruppa til å melde overfor styret om sine erfaringar med denne oppgåva. Eg ser det også ønskjeleg om vi får fram korleis vi vidare handsamar arbeidet med medlemsregistrering, kontingentkrav m.m. Vi bør ha ein plan for dette som kan vedtakast på årsmøtet i mars.

Framlegg til vedtak:

Styret konstaterer at ØIL i hovudsak er i mål med å få registreringa av medlemmer over i Min Idrett – Klubb/Admin. Takk for innsatsen med dette arbeidet. Styret ser det vidare ønskjeleg at denne gruppa utarbeider eit notat som viser organisering og gjennomføring av vedlikehald og bruk av det nye medlemsregisteret.

 

Sak 6. Kjøp av ATV?

Frå saksutgreiinga: Ørskog I.L. har i fleire år teke del i preparering og oppkøyring av skiløyper. ØIL har i dag ei løypemaskin plassert på Brauta.

Vi driftar maskinen ved dugnad. ØIL ber elles dei andre driftsutgiftene. Saman med Skodje I.L og Tomrefjord I.L. har vi fått til eit flott løypenett i Svartløken/Ørskogfjell-området. IL Lauparen driv løypekøyringa på Vaksvikfjellet. I tillegg vil vi no ha Ørskogfjell skilag som tek sikte på løypekøyring ut frå anlegget på Ørskogfjellet.

Tankane om å utvide og forbetre eksisterande tilbod er lagt fram for ØIL av Kjetil Ramsvik – ein av ØIL sine løypekøyrarar. Dette inneber kjøp av ein ATV med belte og løypeleggingsutstyr.

Fordelane og bruken av dette utstyret er omtala i vedlagde «Prospekt utviding av løypetilbodet i Ørskog». VEDLEGG

Til dette kjøpet treng ein 200.000 kr + dugnadsarbeid knytta til klargjering.

I prospektet er teke med ein mulig finansieringsmodell som føreset fire ulike finansieringskjelder – sjå vedlegg.

I framlegget vert føresett at Ørskog kommune står som kjøpar i høve refusjon av MVA = 40.000 kr. Dette må avklarast med kommunen.

Drifta vil verte lagt opp på same måten som for løypemaskinen ØIL har i dag.

Vedlagt også bilete av aktuelt utstyr.

ØIL må ta standpunkt til om laget vil satse på å ta del i kjøp av ein ATV m/løypeleggingsutstyr. Ein klar føresetnad må vere at dei andre finansieringskjeldene let seg gjennomføre/vert aksepterte, slik at ØIL sine investeringar vert avgrensa 40.000 kr.

På styremøtet vil Kjetil Ramsvik gjere nærare greie for framlegget, fordelar og drift av utstyret. Eg føreset at innspelet er drøfta internt mellom dei som utfører dugnad knytta til løypekøyring i dag og at skigruppa støttar utspelet.

På møtet 24.01.17: Kjetil orienterte. Slit med snømengde så ein treng noko som kan køyre spor sjølv når det er lite snø. Dei maskinene vi har treng ein del snø før dei kan nyttast. Kan brukast i heile kommunen, m.a. rundt skulane når det er skidag, akebakkar etc. Det er eit supplement til det utstyret ein allereie har. Vil ikkje kome i gang med å nytte dette utstyret denne sesongen, men det er ei maskin att av 2016-modellen. Går ein inn for denne vil ein kunne spare om lag 26 000,-. Styret bør drøfte om ØIL skal gå inn på dette. Finansieringa er ikkje på plass når det gjeld sponsormidlar, men det er tatt kontakt med Ørskog sparebank og andre private bedrifter. Ørskog kommune er ikkje interessert så langt.

Samrøystes vedtak:

Styret stiller seg positiv til å ta del i finansieringa av ein ATV m/utstyr for å utvide og forbetre løypetilbodet i Ørskog – jf. vedlagde prospekt. ØIL føreset at opplegget og finansieringsplanen let seg gjennomføre der ØIL sin del av finansieringa vert inntil 40.000 kr. Ut frå desse føresetnader løyver ØIL 40.000 kr til prosjektet. ØIL bed løypekøyrarane/skigruppa innan ØIL gjennomføre alt det praktiske i samband med finansiering, innkjøp og klargjering. ØIL bed vidare om at skigruppa/løypekøyrarane tek drifta av ATV`en, og at faktiske driftsutgifter vert dekte av ØIL.

SAK 7. Ørskogfjell Skisenter A/S – ØIL

Det vert vist til tidlegare vedtak i saka + saksutgreiing for møtet 24.01.17

Etter 29.11.16:

Litt reaksjonar knytta til ØIL sitt vedtak m.m. – jf. støtte med 35.000.

Førebuingar til skiping av Ørskog skilag

Anlegget vert gjort driftsklart – mykje som må rettast på. Stor dugnadsinnsats.

12.desember 2016: Skiping av Ørskogfjell skilag med val av styre m.m.. Marianne Lied Sæter vart vald til leiar i laget med Per Chr. Gillebo som nestleiar.

Første styremøte 14.12.16 – leigekontrakt vert utarbeidd.

Ei rekkje rutinedokument og instruksar er på plass. Brøyting er ordna

Vaktlister og andre dugnadslister på plass

Styremøte 5. januar 2017 – ei rekkje saker til handsaming.

Avtale om styremøte i Ørskogfjell skilag kvar måndag framover.

Sponsorarbeidet godt i gang.

ØIL m.fl. har fått fortløpande info om arbeidet som vert jort.

Fleire infomøte og gruppemøte er haldne.

Søknad om driftsstøtte frå Ørskog kommune: Avslag – kven har vedteke?

Snøen kom i veke 2.

Nesten alt klart for opning i helga 14. og 15. jan. – ikkje alle detaljar på plass.

Planlagt opning kveldskøyring 17. januar 17.

God presse- og mediadekning undervegs i klargjeringsarbeidet.

Til denne saka følgjer nokre VEDLEGG som utdjupar notatet ovanfor.

På møtet 24.01.17: Ragnar orienterte. Om lag 100 personar har meldt seg som dugnadsgjeng. Straks det er nok snø til å lage løyper vil trekket bli starta. Det vil og bli køyrt løyper for langrenn.

Samrøystes vedtak:

Styret tek informasjonen knytta til skiping av Ørskogfjell skilag og arbeidet med klargjering av anlegget til vitande og gjev honnør for det arbeidet som er utført så langt.

Styret ØIL ser det viktig at kommunane rundt – inkl. Ørskog kommune tek del med driftsstøtte til Ørskogfjell skilag med tanke på interkommunalt samarbeid og dermed betra tilskotsordning knytta til spelemidlar.

Sak 8. Skiløype trase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Etter 29.11.17:    Her tek vi med papirarbeidet frå denne perioden - :

  • Bruksavtalar på plass – jf VEDLEGG

 

  • Idrettsfunk. førehandsgodkjenning – løypetrase Liasætra – Steinsetsætra.VEDLEGG
  • Søknad om disp. frå arealplanen – godkjend VEDLEGG
  • Brev til Ørskog kommunestyre budsjett 2017 – tilskot. Negativt vedtak VEDLEGG
  • Finansiering – kostnadsoverslag daterte 15.12.16 VEDLEGG
  • Søknad om spelemidlar – kvittering datert 28.12.16. VEDLEGG

Vi arbeider no med ny underskriftsrunde i høve grunneigarane. Denne gongen gjeld det søknder om konsesjon. Dette ser ut til å gå greitt.                                                                      Utfordring:

  • Kostnadsoverslag:                                                     300.000
  • Finansieringsplan: Eigenkapital:               25.000Dugnad:                     25.000
  • Gåver:                        50.000…………………..    300.000
  • Kommunalt tilskot:   100.000
  • Spelemidlar:               100.000

Vi føreset 100.000 i spelemidlar og bør truleg prøve ØK på nytt. Gåver må vi nok tigge om – og så får ØIL bidra med dugnad og reie pengar så langt ein maktar. ØIL har i 2016 sett av 30.000 til prosjektet. Mål: Ferdig løype i løpet av 2017!

På møtet 24.01.17: Ragnar orienterte: Nytt sidan sist: Alle dokument og papir er i orden. Det er sendt søknad om tippemidlar innan fristen. Alle grunneigarane er positiv og har underteikna bruksavtale. Saka skal no handsamast av landbrukskontoret. Ein ser for seg byggestart til våren. Mykje rydding, utflating og bygging av bru over osen.

Samrøystes vedtak:

Styret registrerer og tek til vitande orientering og dokumentvedlegg i saka. ØIL oppmodar ØK om å vurdere støtte til prosjektet på nytt. ØIL søkjer Ørskog sparebank og eventuelt andre instansar om støtte. ØIL har så langt sett av 30.000 til prosjektet.

 

SAK 9. Kommunal planstrategi – eventuell uttal.                                                                                                            Frå sakspapira til møtet 24.01.17:ØIL har motteke framlegg til kommunal planstrategi for perioden 2017-2020.

Dette er eit høyringsutkast med uttalefrist 30.01.17.

Saka inneheld eit utkast på samla 36 sider. Dokumentet kan ein finne på ØK sine heimesider.

Kort sagt:

  • Kommunen er pålagd å vedta ein slik plan.
  • Planen skal vise alt innan regelverk, rammer, utfordringar m.m. knytta til krav kommunen har for ulike kommunale planar.
  • Planstrategien skal vise kva planar som er aktuelle å utarbeide, rullere og fornye.
  • Vedtak om prioritering av ulike planar innan perioden skal kome fram.
  • Hovudplanar: Kommuneplanen med samfunnsdel og arealdel
  • Andre pålagde eller frivillege planar som er aktuelle m.a. reguleringsplanar.
  • Utkastet inneheld eit oversyn aktuelle planar – med prioritering. VEDLEGG

For ØIL kan det vere aktuelt å peike på dei planar som kan vere viktig for m.a. Ørskog I.L

Viktige planar der Ørskog I.L. sine interesser og plass er aktuelle å få med:

  • Kommuneplan m/samfunnsdal og arealdel
  • Plan for friluftsområda våre irekna forvaltningsplan .
  • Kulturplan – ikkje prioritert

Desse planane må høgt prioriterast og ØIL sine interesse må ivaretakast. Vi bør streke under at kommunen no må få utarbeidd ein eigen kulturplan som vi kan ta med oss inn i ny kommune om få år.

ØIL må kome med sine konkrete innspel til dei ulike planane når desse er klare for høyring.

På møtet 24.01.17: Ragnar orienterte. Styret meiner at Ørskog kommune må ha ein kulturplan inkl. idrett.

Samrøystes vedtak:

Ørskog I.L viser til høyringsutkast for kommunale planstrategi for 2017-2020.

ØIL vil be om høg prioritet for arbeid med rullering av kommuneplanen med samfunnsdel og arealdel. ØIL ser det svært viktig at kommunen får på plass ein eigen kulturplan inkl. idrett tidleg i perioden 2017-2020.

Sak 10. Kjøp av traktor?

Jf. sak frå møtet 29.11.17 med positivt vedtak.

Etter 29.11.16: Fotballgruppa skulle handtere saka vidare. Etter dei opplysningar eg har ehar ein ikkje kome fram til avgjerd i saka. Drøftingar med kommunen om ØK som kjøpar i høve refusjon av MVA har ikkje gjeve noko eintydig svar. Representantar frå gruppa vil kunne gje nærare info i saka på møtet.

På møtet 2401.17: Jan Petter orienterte. Om ein ikkje får med kommunen på dette blir det for kostbart. Det blir jobba vidare med saka, men per dags dato står finansieringa fast.

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL viser til vedtak i saka 29.11.16 og tek arbeidet med saka så langt til vitande.

 

Sak 11. Søknader Ørskog sparebank – gåver – prosjekt.

Saksopplysningar: Ørskog sparebank si årlege gåvetildeling ligg nær framføre. Søknadsfrist er 29. januar 2017.

ØIL har søkt kvart år og vorte tilgodesett med midlar.

Vidare har ØIL fleire sponsoravtalar med banken.

Laget har også søkt og fått midlar til spesielle prosjekt.

Ørskog sparebank har vore ein god økonomisk støttespelar.

Aktuelt å søkje på no:

  • Ordinære gåvemidlar – til drift av ØIL i 2017. Har søkt og fått tidlegare år. VEDLEGG skjema

 

  • Prosjekt:Traktor kunstgrasbana.ATV - løypekøyring
  • Andre konkrete prosjekt
  • Løypetrase Liasætra – Steinsetsætra.
  • Jubileumsbok ØIL 100 år i 2018

Styret bør drøfte og eventuelt prioritere kva prosjekt som bør søkjast midlar til.

Samrøystes vedtak:

ØIL søkjer om gåvemidlar for 2017 til drifta av laget.

ØIL søkjer om midlar til dette/desse prosjektet/prosjekta_

---------------------   med kr…….

--------------------- med kr …….

12. Skriv og meldingar 24. januar 2017

  1. a) Utstyrsbyttekveld – rapport/evaluering. VEDLEGG Orientering
  2. b) Parkering ved kunstgrasbana. VEDLEGG Orientering
  3. c) Politiattestar – status. MUNNLEG Orientering v/Stine m.fl. Arbeid pågår
  4. d) God jul – nyttår – helsingar. MUNNLEG. Orientering
  5. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG. Orientering – notat kjem til gruppene
  6. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  7. g) Kjøp krus trimgruppa – turbokkonto. VEDLEGG Orientering
  8. h) Nettsida/facebook – bruk – utfordringar. MUNNLEG Orientering
  9. i)   Budsjett Ørskog kommune. VEDLEGG Orientering
  10. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG Møte 31.01.17
  11. k) Grasrotandelen 2016. VEDLEGG     Orientering
  12. l)   Internkontroll lysanlegg. System Electro. VEDLEGG Orientering

   m   FIKS – påmeldingar etc MUNNLEG Orientering

  1. n) Veglys Russebøvegen. VEDLEGG Orientering
  2. o) Bylagsturnering januar 2017. MUNNLEG Orientering
  3. p) Kvitteringsliste nøklar Ø.hallen. MUNNL. Alle som ikkje skal ha nøklar: Levere inn
  4. q) Aktiviseringskurs Ålesund VEDLEGG. Meld på
  5. r)   Forsikring kunstgrasbana. MUNNLEG Skal ordnast
  6. s)   Drifta/bruken av Ørskoghallen – reglar – rutinar – info mm. VEDLEGG Orientering
  7. t) Futsal 14. jan 2017. MUNNLEG Orientering
  8. u) Nyheitsbrev MRIV VEDLEGG Orientering
  9. v) Klubbutvikling – kurs VEDLEGG   Orientering

   w)Kurs – møte – samlingar. MUNNLEG Orientering

  1. x) Årsmøte-tips. VEDLEGG Orientering
  2. y) MOMS-refusjon 2016 VEDLEGG Orientering                                                                  
  3. z) Idrettsråd i Ørskog? MUNNLEG Orientering

   æ) Rutinar å setje seg inn i … VEDLEGG Orientering

   ø) Nabovarsel frå Ørskog kommune VEDLEGG Orientering

   å) Førespurnad frå banksjefen i ØS - - Kan vere aktuelt å invitere han til årsmøtet

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. merknader.        

 

      13. Eventuelt andre saker

         Ingen saker.

Møtet slutt 21.05                                                                                                               

Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref på møtet -                    

 

Hugs å bruke Ørskog I.L. si nettside:     www.orskogil.no