Styremøte ØIL 29. november 2016 møtebok

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 29. november 2016 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades:  Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke – Kamilla Vestre Cevallos - Jan Petter Øvstedal -– Stian Eidha mmer - Emma Karoline Hanssen - Frode Dyrkorn – Kjetil Ramsvik – Kjell Petter Braute.

Forfall: Anne Grete Refsnes (ingen var for henne) - Tine Steinset (ingen vara for henne) - Anne Sofie Valgermo (ingen vara for henne )– Ref. på møtet: Leiar

Innkalling – pr. e-post + post.                                                                                                               

Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

Sak 1. Møtebok frå styremøte   12.10.2016                                                                                                                                                                                              Møteboka Møteboka var utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 12. oktober 2016 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

    • Cheerleading: Samla er talet no mellom 80 – 90. Kvalifisering til NM i Drammen i januar. Elles fungerer treningar oo bruk av hallen greitt. Nye matter.
    • Fotball: Haustsesongen slutt. Treningar ute og delvis inne. Futsalarr. + deltaking – 3 sølv til Ørskog. Flott. Brøyting av bana vil skje. Truleg endå større aktivitet neste sesong. Økonomi ok.
    • Friidrett: Bra oppmøte på treningar. Klubbmeisterskap avvikla. Team Atletic. Avslutta før jule med litt kos. Økonomi OK                                
    • Idrettsskule: Ingen frå gruppa på møtet denne gongen.
    • Ski/trim: Trimfest avvikla. Premiering mm.
  • Sykkel: Piggdekksesong. Lite aktivitet denne årstida. Økonomi Bra. Reknar med auka aktivitet i 2017.
  • Volleyball: Ingen frå gruppa på møtet denne gongen.

 

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

SAK 3: FRIIDRETTSANLEGG/IDRETTSANLEGG

Nytt sidan siste styremøte 12.10. 1.16:

A: Styret sitt vedtak 12.10.16 finn ein i saksdokumenta og i møteboka frå 12.                             B: Notat 28.10.16 frå leiar ØIL Nytt idrettsanlegg – ligg ved saka – sendt styret tidlegare.             C: Notat frå møte 8. nov. mellom repr. frå styret og friidrettsgruppa. Vedlagt.                               D: Brev datert 10.11.16 til Ørskog kommune vedk. start av arbeidet Vedlagt. Her har leiar motteke svar på e-post frå rådmannen om at kommunen vil kalle inn til første møte.                 E: Avtale mellom ØIL og ØK er også vedlagt.                                                                                             F: Kartutsnitt frå planen for Sjøholt skule. Vedlagt.                                                                              Saka denne gong vert langt på veg ei orientering om kva som har skjedd/ikkje skjedd sidan 12.10.16. Det hastar med å kome i gang.

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL viser til sitt vedtak i møte 12.10.16 og held fast på dette.                                                   Styret sluttar seg elles til konklusjonane frå møtet 08.11.16 mellom repr. frå styret og friidrettsgruppa.                                                                                                                                             Styret viser til brev 10.11.16 til Ørskog kommune og føreset at arbeidet startar snarast –     jf. ferdigstilling i løpet av 2018.

Sak 4. ÅRSMØTE 2017 - - FASTSETJING – FØREBUING.

Vi ser litt på det som må gjerast fram mot årsmøta i 2017:

  • Tidfesting av hovudlaget sitt årsmøte – skal etter lovene haldast innan 31. mars
  • Framlegg til dag 2017: Tysdag 21. mars – kl 19.00 – Ørskoghallen
  • Årsmøta i gruppene må haldast i god tid før 21. mars – før 20. februar 2017

Rekneskap – årsmelding – val + eventuelt andre saker skal handsamast. Brev til grupper og tillitsvalde vert utsendt – her får vi nyttig informasjon i tillegg til fristar. Les godt og hald fristane.

    • Brev til valnemnda for hovudlaget sitt årsmøte vert sendt ut – her vert gjort greie for dei val som står føre og kva valnemnda si oppgåve vert.
    • Grupper og einskildmedlemmer som har saker til handsaming på hovudlaget sitt årsmøte 21. mars 2017, må ha levert desse til leiar seinast 2 veker på førehand.
  • Viktige påminningar: Innberetting av lønn mm til kasserer innan 1. januar 2017.Alle opplysningar frå gruppene og valnemnda som skal nyttast i hovudlaget si årsmelding til leiar innan 1. mars 2017.

 

  • Reviderte rekneskap frå gruppene til kasserar innan 20. februar 2017
  • Idrettsregistreringa – medlemstal pr. 01.01.17 m.m. EIGE SKJEMA. Frist for ØIL for vidaresending er 30. april 2017.
  • Viktig: Laget sine lover er nye frå 2016. Desse har alt om årsmøta. Dei er å finne på laget si heimeside og i papirutgåve.

 

Samrøystes vedtak:

Styret fastset årsmøtet for ØIL 2017 til: Tysdag 21. mars 2017 – kl. 19.00 – Ørskoghallen. Styret sluttar seg elles til innhaldet i breva daterte 20.11.16 til grupper, tillitsvalde og valnemnd. Styret bed om at alle oppsette fristar vert haldne.

Sak 5. Medlemsregistrering m.m. Status.

Det vert vist til tidlegare handsamingar av denne saka. Etter møte 12.10.16 har gruppa arbeidd aktivt for å få flest mulige til å registrere seg. Vi er komne godt i gang – og SKAL nå mål før jul. Det krev innsats frå alle som vil /må vere registrerte. Styret er godt nøgd med arbeidet så langt – sjølv om vi må mase ein heil del frå gruppa si side Sluttspurt står for døra!

Samrøystes vedtak:

Styret takkar registeringsgruppa så langt. Målsetjinga er å kome i mål før jul 2016. Dette krev også innsats frå alle som må/kan registrere seg i MINIDRETT + medlemsskap i ØIL.

Sak 6. TRENINGSTIDER ØRSKOGHALLEN 2016-2017. STATUSRAPPORT

Etter oppsett 12.10.16 har vi gjennomført nokre mindre endringar etter ønskje frå brukarane.                         Nokre dokument som naturleg høyrer heime under denne sak vart også drøfta. Det gjeld Ordens og bruksreglar der vi spesielt merkar oss pkt 10. Oppmodingar frå dagleg leiar vedk. ymse rutinar knytta til bruk av hallen datert 01.11.16. Hugs å levere inn nøklar for dei som ikkje har bruk for slike.

Samrøystes vedtak:

Styret tek endringar i bruk av Ørskoghallen til vitande – jf. datert 11.11.16. Styret vil be alle brukarar knytta til ØIL om å lese og etterfølgje ordens- og bruksreglar og merknader frå dagleg leiar. Alle nøklar som tidlegare brukarar har, må innleverast.

SAK 7. Ørskogfjell Skisenter A/S – ØIL

Ørskogfjell skisenter har vore i drift sidan tidleg på 70-talet. Framtida for dette senteret er usikker. Eigaren Vestnes kommune har vedteke å lyse anlegget ut for sal. Ingen kjøpar har meldt seg. Eit anna alternativ kan vere nedlegging og at anlegget og tilbodet vert historie. Tidleg i november 2016 vart det teke initiativ til å drøfte saka for om mogeleg å sikre drifta. Møte 6. nov. samla 10 personar – der m.a. leiar for ØIL var invitert og møtte. Neste møte vart halde 14.11.16 – med om lag 60 deltakarar. På dette møtet vart det valt eit interimsstyre med tanke på å skipe eit Ørskogfjell skilag som kan stå for drifta av anlegget + andre aktivitetar knytta til anlegget. Å stå som eigar kan også på sikt vere eit alternativ. Møte i interimsstyret 21.11.16 drøfta m.a. skiping av eit Ørskogfjell skilag, eigartilhøve, økonomi, forholdet til noverande eigar og styret for ØS. Marianne Lied Sæter er valt til leiar i dette styret.

Hovudkonklusjonar frå det siste møtet:

  • Viktig å leggje grunnlaget for drift vinteren som ligg framføre.
  • Drøfte og kome fram til avtalar med eigar Vestnes kommune.
  • Skipe eit eige idrettslag som driftar og legg opp til aktivitetar knytta til anlegget og området.
  • Økonomi må på plass.

Saka vert her lagt fram for styret i ØIL med tanke på korleis laget eventuelt skal engasjere seg. Vi bør ta stilling til nokre utfordringar alt no. Fleire i interimsstyret og truleg også i styret i eit nyskipa lag kjem frå Ørskog.

  • Har ØIL merknader eller synspunkt til at eit Ørskogfjell skilag vert skipa?
  • Vil eit slikt lag ha innverknad overfor aktivitetar, økonomi mm i ØIL?
  • ØIL er utfordra om å gje ei «startstøtte» til startkapital for det nye laget. Varfjell I.L. har gitt tilsagn om det. Kva med kommunane og private/bedrifter som sponsorar?

Drift av anlegget vil kome innbyggjarar i Ørskog til gode gjennom aktiv deltaking i området. Ørskogfolk har i heile anlegget si historie vore aktive i drifta og nytta seg av tilboda.

Styremøtet drøfta saka grundig. Styret er positive til tiltaket og har ikkje merknader til at det vert skipa eit eige skilag. Noko diskusjon om ØIL sitt bidrag til det nye styret økonomisk.

Vedtak styret ØIL:

Styret i ØIL ser positivt på at drifta ved Ørskogfjell skisenter held fram .                                       Styret støttar dei initiativ som er tekne i saka og at det vert skipa eit Ørskogfjell skilag som skal drifte anlegget og stå for skiaktivitetar knytta til dette.                                                    Ørskog I.L vil støtte eit eventuelt nyskipa lag med eit bidrag til startkapital stort kr 35.000.

Sak 8. Skiløype trase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Det vert vist til tidelagre handsamingar av saka seinast 12.10.16. Søknad om førehandsgodkjenning i høve endeleg søknad om spelemidlar vart sendt kommunen 14.10.16 + 31,01.16. Førehandsgodkjenning kom 30.11.16 (dagen etter styremøtet).

Vi håper og arbeider ut frå at søknad om spelemidlar kjem med innan fristen 15.01.2017.               Vi ser for oss at vi treng noko midlar vi må skaffe sjølve + dugnad. Vi har rekna med noko hjelp også frå kommunen.

Framlegg til vedtak:

Styret tek til vitande søknad om førehandsgodkjenning av ny løypetrase Liasætra – Steinsetsætra daterte 14.10.16 og 31.10.16. Søknad om spelemidlar frist 15.01.17.

SAK 9. KVELD FOR UTSTYRSBYTTE – S.HUSET 6. DES. 2016

Initiativ frå Eirik Kavli om å arrangere ein byttekveld for sportsutstyr. ØIL er positiv til dette. Tid 6. desember nokre timar på kveld. Samfunnshuset Banken står for utgifter knytta til hus, annonsering m.m. Hjelparar frå ØIL i samband med arrangementet Førebuing – må planleggjast og utførast Ulike utfordringar må løysast. Organisering og gjennomføring. Typar sportsutstyr – avgrensingar etc. Frivillege frå ØIL må på plass ---

Samrøystes vedtak:

ØIL i samarbeid med Ørskog sp.bank arrangerer bytte- sal/kjøpskveld for sportsutstyr på Samfunnshuset 6. desember 2016. Ørskog sparebank dekkjer utgiftene knytta til arrangementet. Medhjelparar: Kjetil R. – Ragnar B – Emma H. - Magne R. + Erik Kavli frå banken.

SAK 10. Skriv og meldingar 29. november 2016

  • Trimfest 15.11.16. VEDLEGG. Orientering.
  • Kretsting og fotballgalla SFK. VEDLEGG. Orientering – ØIL tek del.

 

  1. Politiattestar – status. MUNNLEG Orientering –v/Stine – går greit
  2. Mobiltelefonar – innsamling – avslutning. MUNNLEG Orientering – avslutta
  3. Jubileumsbok – status. MUNNLEG Orientering
  4. Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  5. Barnefattigdom - tilskot. VEDLEGG Orientering – kanskje vurdere seinare.
  6. Nettsida/facebook – bruk – utfordringar. Nye brukarar. MUNNLEG. Orientering
  7. Tafjord Kraft 5000 kr til skiløypa. VEDLEGG. Orientering
  8. Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG. Orientering
  9. Grasrotandelen april – sept. 2016. VEDLEGG  Orientering
  10. Internkontroll lysanlegg. System Electro. VEDLEGG. Orientering - kome tilbake til
  11. Kurs løypekøyring – kostnader. VEDLEGG Orientering
  12. Veglys Russebøvegen. VEDLEGG. Orientering – på gang
  13. Cheerleading – nokre opplysningar. MUNNLEG. Orientering
  14. Kvitteringsliste nøklar Ø.hallen. MUNNLEG. Orientering – ordne opp - levere.
  15. Forsikringar Idrettens forsikringssenter. VEDLEGG. Orientering
  16. Søknader vedk. utstyr 2016 ingen – kva med 2017. VEDLEGG Orientering
  17. Drifta av Ørskoghallen – reglar - orden –mm. VEDLEGG i eiga sak Orientering
  18. Futsal 26. – 27. nov. MUNNLEG. Orientering sølv
  19. Futsal Ørskoghallen: 14.-15. jan VEDLEGG. Orientering
  20. Forbundsting 2017 – VEDLEGG Orientering

æ) Kurs – møte – samlingar. MUNNLEG Orientering                                                                                            y) Barneidrett – barnefotball – ein trygg stad. VEDLEGG Orientering                                                   z) Prosjekt ØIL som treng kapital?? MUNNLEG Orientering                                                     ø) Idrettsråd i Ørskog? MUNNLEG Orientering                                                                                             å) Rutinar å setje seg inn i … VEDLEGG Orientering                                                                         å2) Spelekveld VEDLEGG Orientering

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf. merknader.        

SAK 11. TRAKTOR TIL BRØYTING KUNSTGRASBANA.                                                                      

E-post frå fotballgruppa v/Frode Dyrkorn                                                                                   Fotballgruppa har  no brøyta bana i 6 år på vinterstid og fått en del erfaring med tidsbruk og korleis vi har utnytta utstyret. I dei 2 siste åra har det vorte et større press på Ørskoghallen der fleire får kortere treningstider og får nytte for eksempel berre 1/3 eller 2/3 av hallen. For å kompensere dette så er det fleire lag som trener ute store deler vinteren.Det som vi no ser er at den traktoren og delvis det utstyret vi bruker er for lite og det er stor belastning spesielt på traktoren, vi har allereie hatt en kostnad på over 100000,- på den (ØK hadde heldigvis maskinskadeforsikring) der vi kun fekk en egenandel. Det vi ønsker er å bytte inn traktoren og muligens litt av utstyret. En vanlig brøyting av bana tar mellom 4-6 timer alt etter kor våt snøen er og når vi no får ei bane til så ser vi at det ikkje blir overkommelig å halde alt åpent med det utstyret vi har. Fotballgruppa er i dag svært oppegående med god leiing og har en god økonomi. Vi ønsker å bytte inn dette utstyret og gjere en avtale med ØK slik at ØK betaler mellomlegget på nytt utstyr. ØK får då igjen momsen og vi kan ha samme avtalen som vi har i dag der fotballgruppa betaler alle utgifter + avdrag og renter. Har allereie kontakta en leverandør men vurderer kanskje å kontakte fleire. Summen blir under 500000,-så det må vel ikkje ut på anbod vil eg tru.                                                                                                        

Saka vart drøfta. Behovet for skifte av traktor er stort.  

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL gjev fotballgruppa fullmakt til å arbeide vidare med saka med sikte på skifte av traktor. Eit samarbeid med Ørskog kommune kan vere aktuelt jf. MVA-refusjon. Andre løysingar kan også vere aktuelle. Fotballgruppa skal også etter skifte av traktor betale avdrag og renter slik dette har fungert siste åra.

Møtet slutt 21.30                  

Ragnar Bakken – leiar -         Ragnar Bakken – ref på møtet -