Styremøte 30. august 2016 - MØTEBOK

 

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 30. august 2016 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades:

Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke - Tine Steinset – Anne Sofie Valgermo - Jan Petter Øvstedal - Kjell Petter Braute – Stian Eidhammer - Emma Karoline Hanssen                            

Forfall: Kjetil Ramsvik – Kamilla Vestre Cevallos – Frode Dyrkorn – Anne Grete Refsnes Ingen vara for nokon av desse.

Ref. på møtet: Sekretær Tine Steinset

Innkalling – pr. e-post + post. Merknad til innkalling/frammøte: Alle som melder forfall, må bli flinkare til å syte for at det møter vara.

Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader.

Sak  1. Møtebok 14.06.16                                                                                                                                                                       Møteboka utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 14. juni 2016 vart godkjend utan merknader.

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

    • Cheerleading: Mini (frå 4. klasse) er på plass. Kvalifisering til NM i Drammen i januar. Skal delta på bluesparaden første helga i september.
    • Fotball: Haustsesongen er i gang. Har mala klubbhus, garasje og lager. Det er plan å male kiosken om ein klarer å få til ein ny dugnad. Det ser bra ut, ryddig og fint rundt bana. Er i gang med å selje nye reklameskilt. Har fakturert ut kontingent og majoriteten har allereie betalt. Har av den grunn forholdsvis grei økonomi. Det dura og gjeng. Fotballdag på Ørskogbanken stadion laurdag den 17. september i staden for Tine fotballskule. Programhefte er på gang. Reidar Oppsal skal lage det for fotballgruppa.
    • Friidrett: Treninga starta opp att på torsdag. Må sende ut kontingent og invitere nye via skulen. Har ei utfordring innan trenarproblem. To av fire trenarar har meldt at dei ønsker å trappe ned. Har ikkje hatt trenarmøte enno, då dei er i startgropa.
    • Idrettskule: Har ikkje kome i gang enno då dei ventar på treningstider. Vil starte opp straks tidspunkta er klare. Vil ta kontakt med barnehagane for å få henge opp info om idrettsskulen for å få rekruttere nye medlemmar.
    • Ski/trim: Lurer på å slutte med listene, men bøkene held fram. Grindløa på Verahønnet er ferdigstilt. Snorklipping laurdag 10. sept. Det blir 4 guida turar i friluftsveka.
  • Sykkel: Ingen repr. frå gruppa.
  • Volleyball: Ingen repr. frå gruppa

 

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

Sak 3. Friidrettsanlegg – endeleg avtale mellom ØIL og ØK

Det vert vist til ei rekkje saksdokument og handsamingar av denne saka over fleire år. Styret gjorde slikt vedtak 14.06.16:                                                                                                     Styret i Ørskog I.L godkjenner avtale mellom Ørskog kommune og Ørskog Idrottslag datert 9. juni 2016 for det som gjeld opphøyr av leigeavtale datert 10.10.1997. Styret føreset at ulike deler av avtalen vert å gjennomføre fortløpande slik at anlegga står ferdigstilte innan 2019. Styret vil kome attende til ØIL sine medlemmer i ei fellesnemnd for planlegging, prosjektering og gjennomføring av dei tiltaka som avtalen inneheld.

Kommunen har gjort sitt vedtak 16. juni 2016. Avtalen som er datert 09.06.16 er såleis godkjend av begge partar. Avtalen tok til å gjelde 1. juli 2016. Det vert vist til leiar ei utgreiing i saka der det klart går fram at arbeidet med å gjennomføre avtalen må starte snarast. Dette har leiar streka under i brev til kommunen datert 28. juni 2016

Underskriven avtale er identisk med utkastet frå ØIL sitt møte 14.06.16.

ØIL ser det svært viktig at alle deler av avtalen mellom ØIL og ØK vert følgd opp. Dette er m.a. viktig for at vi skal kome i mål med anlegget for friidrett i løpet av 2018.Vi treng tida/kommunen treng tida.

Ei felles nemnd skal opprettast. Denne nemnda vil få eit oppgåve å planleggje, prosjektere og gjennomføre tiltaka.

Fleire spørsmål vil melde seg for ØIL både i starten og vidare i dette arbeidet. Vi kan kort nemne:

  • Deltaking og samansetjing av nemnda.
  • Mandat for nemnda.
  • ØIL sine synspunkt og prioriteringar til det komande prosjektet.
  • Rapportering og oppfølgjing undervegs m.a. i høve styre og årsmøte.
  • Andre spørsmål som måtte kome til.

Saka denne gongen ber preg av orientering, status og tankar vidare framover. .

Ørskog kommune vil få tilsendt styret si handsaming, sakspapir og vedtak.

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL tek orienteringa til vitande og konstaterer at ØIL og ØK begge har vedteke det framforhandla utkastet til avtale – datert 09.06.16 – gjeldande konkret frå 1. juli 2016.           ØIL ser fram til det arbeidet som no skal ta til for å gjennomføre dei ulike delane av avtalen, der bygging av anlegg for friidrett vil stå sentralt. Styret og friidrettsgruppa bør vere representerte i den fellesnemnda som skal opprettast der ØIl sine represntantar fortløpande held kontakten med hovudstyret i dei spørsmåla som vil kome opp til drøfting og avgjerd.

Sak 4. Kommunal plan for idrett og friluftsliv. Rullering av handlingsdel                                                                                  

Dette er årleg rullering av handlingsdelen i planen. Frist for uttale er 1. sept. 2016. Det vert vist til saksutgreiing frå leiar. Friidrettsanlegg og 9-er bane fotball vert prioritert høgt jf. avtale med kommunen om ferdigstilling i løpet av 2018.

Særutskrift med sakspapir og vedtak vert sendt kommunen innan 01.09.16.

Samrøystes vedtak:                                                                                                                                ØIL - styret viser til utlysing knytta til handlingsplanen innan kommunal plan for idrett og friluftsliv for det som gjeld årleg rullering. Frist for uttale 01.09.16.                                                                                  Styret vil uttale:

  • Friidrettsanlegg prioritert som nr 4 MÅ etter avtale datert 09.06.16 inngått mellom ØIL og ØK, i samband med rulleringa kome svært høgt på lista. Planlegging, prosjektering og søknad om spelemidlar må gjerast slik at søknad kan sendast for 2017. Prosjektet skal vere ferdigstilt innan utgangen av 2018. Kostnader og finansiering må kartleggjast. Førebels anslag 7-10 mill.
  • Byggesteg nr 2 kunstgrasbane – Dette skal sjåast i samanheng med anlegg for friidrett og planleggjast saman med dette – jf. avtale mellom ØIL og ØK.
  • Ny løypetrase knytta til eksisterande løypenett i Solnørdalsvassdraget. Liasætra – Steinsetsætra mv. må høgast råd på prioriteringslista. Planane er på det næraste ferdigstilte.Anslag kostnad 250.000.
  • Andre tiltak – andre deler av handlingsprogrammet: Ingen merknader utover: Måsøyrprosjektet må gjennomførast straks.                                                                                      

 

 

SAK 5. POSTVEGMARSJEN 2016.

Dette er eit årleg tilbakevendande arrangement lagt til ein søndag i september.                                   Vi summerer:

    • Arr::Sunnmøre Friluftsråd – Ørskog kommune – Ørskog Historielag – Ørskog I.L.
    • Planleggingsmøte 8. august 2016 – sjå VEDLEGG
  • Dato 2016: Søndag 11. september frå kl 12.00

 

  • Amdamsfjøra – Kleivane – Ryssebøen – Prestefjøra.
  • Fordeling av oppgåver
  • ØIL v/Ski/trimgruppa:                                                                                                            Gruppa tek seg av alt vedk. starten i Amdamsfjøra. Avtalar bruk av naust Tor Einar. Tek med alt nødvendig materiell. Dette vert å få på Rådhuset fredag 9. sept.

Samrøystes vedtak:

ØIL vert med å arrangere Postvegmarsjen også i 2016. Arbeidsoppgåver fordelte på sammøte 8. august vert å følgje opp. Ski-trimgruppa har ansvaret for ØIL sine oppgåver.

 

Sak 6. Arbeidsplanar ØIL – oppgåvefordeling styret.

Vi bør i samband med drifta av laget og gruppene få på plass enkle arbeidsplanar for laget vårt – planar som vert ajourførte kvart år.

Saka vart drøfta på styremøte 19. april 2016 og 14. juni 2016.

Samrøystes vedtak 19.04.16:

Styret tek sikte på å få utarbeidd ein samla arbeidsplan for Ørskog I.L. 2016. Kvar gruppe leverer sine bidrag til leiar ØIL innan 20. juni 2016. Vedlagde eksempel frå langrennsgruppa i xx vert å nytte som for gruppene i ØIL. Leiar syr saman ein samla plan som vert lagt fram for styret. Dette vert sak på årlege årsmøte.

Vedtak 14. juni 2016: Styret held fast på vedtaket frå 19.04.16 og fristen vert forlenga til 20. 08.16

Planar frå alle gruppene ligg no føre med unntak av sykkelgruppa. Dessutan ein samla plan for ØIL saman med eit oppsett som syner oppgåvefordelinga innan ØIL sitt styre.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek arbeidsplanar for ØIL 2016 for ØIL og kvar gruppe innan laget slik dei ligg føre til møtet. Styret vedtek «Oppgåvefordeling styret ØIL» slik det ligg føre til møtet.                   Manglande plan frå sykkelgruppa vert å handsame på neste styremøte.                                   Planane vert rullerte ein gong kvart år

Sak 7. Medlemsregistrering m.m. KlubbAdmin – organisering.

Vi viser til sak på styremøte 14. juni 2016 og saksutgreiing til dette møtet 30.08.16.

Samrøystes vedtak 14. juni 2016:

    • Styret viser til nyordning frå NIF vedk. medlemsregistrering, kontingentar mm og vedteke å gjennomføre desse ordningane slik NIF krev. Arbeidet vert organisert slik i 2016 – og evaluert på årsmøtet i 2017:                                                                                                  
  • Medlemsansvarleg ØIL – leiar ØIL.
  • Samordningsgruppe – gjennomfører all registrering no i startfasen – 2-3 personar
  • Medlemsansvarleg i kvar gruppe – innhente opplysningar for samordningsgruppa 1-2 personar jf. store og mindre grupper.

 

Orientering v/leiar m.fl. Fem frå styret har sist veke på kurs knytta til nyordninga. Medlemsregister m.m. må vere på plass innan 31.12.16. Å få alle brikker på plass må såleis gjerast hausten 2016. Dette er ei relativ stor oppgåve. Deretter vert det ordinært vedlikehaldsarbeid knytta til systemet. Styret drøfta saka og vil oppmode dei fem frå styret som tok del på førnemnde kurs utgjer ei samordningsgruppe for å gjennomføre all registrering i startfasen.

Samrøystes vedtak:

    • Styret viser til nyordning frå NIF vedk. medlemsregistrering, kontingentar mm og vedtek å gjennomføre desse ordningane slik NIF krev. Arbeidet vert organisert slik i 2016 – og evaluert på årsmøtet i 2017:                                                                                                  
  • Medlemsansvarleg ØIL – leiar ØIL.
  • Samordningsgruppe – gjennomfører all registrering no i startfasen:                             Jan Petter Øvstedal - Arild Bakken – Stine Ødegaard Urke – Kamilla Vestre Cevallos – Ragnar Bakken
  • Medlemsansvarleg i kvar gruppe – innhente opplysningar for samordningsgruppa 1-2 personar jf. store og mindre grupper.

 

 

Sak 8. TRENINGSTIDER ØRSKOGHALLEN 2016-2017. FORDELING.

Vi viser til saksutgreiing med vedlegg. Vedlegg: Fordeling 2015-2016 og søknad samla frå ØIL for 2016-2017. Svar frå Ørskoghallen ligg føre. ØIL har i hovudsak fått sin søknad imøtekomen. Neste steg er å fordele tidene mellom grupper og lag innan ØIL. Så langt har desse ønskja kome frå gruppene:

  • Idrettsskulen: Tysdagar 17.30-18.30 - 2 halldelar (Eventuelt måndag/onsdag 17.30-18.30).
  • Cheerleading: Tysdagar 17.30-21.00 – 2halldelar + torsdagar 18.30 – 20.30 – 2 halldelar.
  • Friidrett: Torsdagar 18.30 – 20.00 – 3 halldelar
  • Sykkel – trim/ski – volleyball: Ingen ønskje så langt.
  • Fotball: Gruppa vil kome med sine ønskje etter at tidene for gruppene ovanfor er på plass.

Samrøystes vedtak:        

Styret tek til vitande arbeidet som er gjort knytta til treningstider 2016/17 – så langt.                                     Leiar i samråd med aktuelle grupper sluttfører arbeidet med fordelinga, set dette opp i eit samla skjema som vert kunngjort for Ørskoghallen og alle brukarar.                                     Brukarmøte vert arrangert frå hallen si side i løpet av september 2016.

 

Sak 9. FORDELING AV MIDLAR 2016.

Årleg sak der midlar innkomne til ØIL vert fordelte på grupper, prosjekt og til styret sin disposisjon. For 2016 har vi samla 311.537 + 30.000 til disposisjon. Oversyn var vedlagt saka også tala for år tilbake. Styret drøfta behov, aktivitet mm og kom fram til ei fordeling.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek slik fordeling av 2016-midlar:

  • Hovudstyret:              31 .537
  • Cheerleading:             25.000
  • Fotball:                   130.000
  • Friidrett:                    15.000
  • Idrettsskulen:             5.000
  • Ski:                             35.000
  • Sykkel:                       5.000
  • Trim:                          5.000
  • Volleyball:                           0
  • Jubileumsbok 2018:  30.000 – eigen konto
  • Løypetrase Liasætra:30.000 – eigen konto    ……………. Samla: 311.537

 

Midlar knytta til ØIL sin sponsoravtale samla 30.000 vert å kome attende til, midlane vert førebels ståande på hovudlaget sin konto.

 

Sak 10. Skiløype trase Liasætra – Steinsetsætra – status.

Leiar orienterte om status i denne saka. Vidare vert det vist fleire handsamingar i styret tidlegare. Mange brikker skal på plass før arbeidet fysisk kan utførast og vi får på plass denne nye treaseen. Grunnavtalar kjem i desse dagar på plass. Saka skal så til endeleg handsaming i politiske organ i kommunen. Finansplan og finansiering må på plass. Noko teneste må kjøpast, bru skal lagast – resten vert truleg dugandsarbeid. Alt dette vonar vi på få utført i 2017 slik at løypa er klar til vinteren 17/18. Søknad om spelemidlar/kommunale midlar er aktuelt.

Samrøystes vedtak:

ØIL tek opplysningane knytta til arbeidet med løypetrase Liasætra – Steinsetsætra til vitande. ØIL har ikkje merknader til vedlagde bruksavtalar og andre vedlagde dokument.

 

SAK 11. SKRIV OG MELDINGAR 30. aug. 2016.

V: Vedlegg . M: Munnleg

  1. a) Grindløe Verahornet – sluttarbeid. Opningsdato? MUNNLEG Opning 10. sept.- ferdig
  2. b) Nyhetsbrev NIF – nr 4 – 2016 – gjennomgang. VEDLEGG Les godt
  3. c) Politiattestar – status. MUNNLEG. Stine har ansvar - ajourføring
  4. d) Mobiltelefonar – innsamling – organisering. VEDLEGG Friidrett innsamlar 1. nov.
  5. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG Orientering – arbeidet pågår
  6. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Orientering
  7. g) Benkar frå LHL – tilbod. VEDLEGG Søkt om fleire benkar
  8. h) Nettsida/facebook – bruk – utfordringar. Nye brukarar. MUNNLEG. Orientering
  9. i)   Kontodisposisjonar Ø.Sparebank. VEDLEGG Orientering - korrigering
  10. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. VEDLEGG Orientering

 

  1. k) Fotballhefte 2016. MUNNLEG. Under arbeid
  2. l)   Futsal Cup 2016. VEDLEGG Orientering jf Ørskog som arrangør
  3. m) Stikk ut – stor suksess. VEDLEGG Orientering
  4. n)   Spelemidlar utstyr - fotball. Søknad? VEDLEGG Orientering
  5. o) Forsikring utstyr ØIL – Ørskoghallen. MUNNLEG Orientering - alt ordna
  6. p) Nabovarsel Sjøholt skule. MUNNLEG Orientering
  7. q) Kurs Ålesund 20.- 21. sept. VEDLEGG Delta gjerne på kurs
  8. r)   Tilskot anlegg. VEDLEGG Orientering
  9. s)   Drifta av Ørskoghallen –- orden – brukarmøte mm. MUNNLEG Orientering
  10. u) Utstyrsbyttekveld ØIL hausten 2016? Ansvar. VEDLEGG. ØIL vil arrangere                      truleg i november. Leiar kontaktar Eirik Kavli m.fl.
  11. v) Elghufsintervall – trening – invitasjon. VEDLEGG Orientering
  12. w) Ørskoghallen – reglar bruk – oppfølgjing. VEDLEGG Orientering
  13. x) Canal Digital – søknad «Gir Tilbake» MUNNLEG Orientering
  14. y) Gapahuk måling – grindløe torv mm utgifter. MUNNLEG Emma undersøkjer
  15. z) Gebyr Ørskog kommune uavklara sak. MUNNLEG Orientering

   æ) Møteplan – aktuelt eller? MUNNLEG Ikkje aktuelt

   ø) Kurs – møte – samlingar – rutinar. MUNNLEG. Meld frå om interesse for kurs!

   å) Oppmoding frå Friluftsrådet VEDLEGG. Ikkje aktuelt

   a1)Kriminalomsorgen – invitasjon. VEDLEGG Ikkje aktuelt

   b1)Brev frå Ørskohallen vedk nøklar. VEDLEGG Alle som skal levere inn, ordnar dette

   c1) Nettside ØIL Ørskog kommune – oppdatert vedk. ØIL. VEDLEGG Orientering

   d1) Leiarkurs ungdom. VEDLEGG. Alle grupper gjer kjent – meld på!

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf merknader.        

 

Møtet slutt 21.45                  

Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref på møtet -