Møtebok styremøte 14. juni 2016

MØTEBOK

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

Tysdag 14. juni 2016 kl. 19.00.

Ørskoghallen

Til stades:

Ragnar Elias Bakken – Stine Ødegård Urke - Tine Steinset – Kamilla Vestre Cevallos - Frode Dyrkorn – Anne Sofie Valgermo - Jan Petter Øvstedal - Kjell Petter Braute – Anne Grete Refsnes Tennfjord - Emma Karoline Hanssen                            

Forfall/ikkje møtt:– Stian Eidhammer - Kjetil Ramsvik. Ikkje vara for desse to

Ref. på møtet: Sekretær Tine Steinset

Tone Misund tok del på sak 7.

Ingen merknader til innkalling – pr. e-post + post.

Til saklista: Saklista vart godkjend utan merknader. Sak 7 vart handsama først.

 

Sak 1. Møtebok frå styremøte 19.04.2016.                                                                                                                          Møteboka utsend på førehand + saksdokumenta – gjennomgang.

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå 19. april 2016 vart godkjend utan merknader.

 

Sak 2. Nytt frå gruppene i ØIL.

  • Cheerleading: Ingen frå gruppa

 

    • Fotball: Vårsesongen er på hell. Det har gått bra. Samarbeid med Stordal har gått bra. granulaten som låg på sida av bana er kome inn att på bana og det er ikkje behov for å etterfylle med ny granulat i år. Alle drakter er på plass. Myggmaskina er på plass. Er i gang med å male alle tre klubbhusa. Har og dugnad på kantslått. Har søkt og fått Tine fotballskule, men har sagt det frå seg då det var satt opp til eit 3 dags arrangement. Satsar i staden for eit fellesarrangement med Ørskog sparebank som blir den 17.09.2016. Økonomien er ok.
    • Friidrett: Positiv utvikling med aukande tal på frammøtte på treningane. Avslutta sist torsdag i fjøra
    • Idrettskule: Held fram som tidlegare der foreldra har hovudansvaret for aktivitetane. Svømminga er over. Økonomien er god.
    • Ski/trim: Opning av grindløa på Verahønnet er snart ferdig, ventar at torva kjem på i løpet av juli. Opning til hausten
  • Sykkel: Ingen frå gruppa.

 

  • Volleyball: Har hatt dugnad på bana.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

Sak 3. Friidrettsanlegg – utkast til avtale mellom ØIL og ØK

Det vert vist til ei rekkje saksdokument og handsamingar av denne saka over fleire år.

Frå saksutgreiinga til 14.06.16:

Eg viser no til desse saksdokumenta – dei følgjer som vedlegg:

  • Sak 5 frå styremøte 19. 04.2016 der styret drøfta eit tilbod frå kommunen om å kome fram til semje gjennom drøftingar. ØIL utforma 19.04.16 sine krav føresetnader.
  • Avtale ØK og ØIL: Kjell Petter Braute, Frode Dyrkorn og Ragnar Bakken frå ØIL har forhandla med Ørskog kommune (Geir Peter Aure, Olav Kjetil Sjøholt og rådmannen) På grunnlag av desse forhandlingane utforma rådmannen eit utkast til avtale. ØIL leverte sine merknader til denne.
  • Sak til formannskapet 09.06.16: Rådmannen la saka fram for formannskapet i møte 9. juni 2016. Formannskapet tilrår samrøystes at avtalen vert godkjend, og innstillinga frå rådmannen går vidare til handsaming i kommunestyret 16.06.16.

 

Føresetnader vidare:

  • Styret i ØIL sluttar seg til avtaleframlegget.
  • Kommunestyret følgjer opp tilrådinga frå formannskapet.
  • ØK disponerer areala frå 1. juli 2016
  • Avtale og vedtak i k.styret vert så å følgje opp i samarbeid mellom ØIL og ØK.
  • Anlegga skal vere ferdigstilte innan 2019.

 

Dette er ei stor og viktig sak for ØIL og vi må alle vere godt inne i saka før vedtak i styret vert gjort. Styret gjer endeleg vedtak – jf. fullmakter gjeve styret av årsmøtet.

Samrøystes vedtak:

Styret i Ørskog I.L godkjenner avtale mellom Ørskog kommune og Ørskog Idrottslag datert 9. juni 2016 for det som gjeld opphøyr av leigeavtale datert 10.10.1997. Styret føreset at ulike deler av avtalen vert å gjennomføre fortløpande slik at anlegga står ferdigstilte innan 2019. Styret vil kome attende til ØIL sine medlemmer i ei fellesnemnd for planlegging, prosjektering og gjennomføring av dei tiltaka som avtalen inneheld.        

Sak 4. Ørskogdagane  evaluering.                                                                                                                                                   På møtet 19. april vedtok styret:

Styret melder til Ørskogdagane etter gjennomgang av ØIL sine aktivitetar –                           alt knytta til 28. mai:                                                                                                                       Styret: Stand m/verving –info m.m. 2 standplassar samanhengande mellom banken og S.huset 1 plass for styret + 1 plass for friidrett.                                                                                Cheerleading: Oppvisning – kont.person Renate G. Skodje – avtale om tidspunkt – utstyr. Friidrett: Sentrumsløp (2) + Eggane opp – Kjell P. Braute tidspunkt – standplass mm   Idrettsskulen: Aktivitetar for dei minste. Anne Sofie Valgermo – treng plass.                           Sykkel: Sykkelshow – Kjetil Ramsvik - jf medhjelpar – plass – tidpunkt.

ØIL gjennomførte dette programmet. Takk til alle er formidla via Bygdebladet + reportasje frå dagane i avisa de også ØIL si deltaking kom fram.ØIL er elles godt nøgdd med arrangementet som heilskap. Vi er glade for at GØLV gjennomførte fin tur til Verahornet på søndagen.

Samrøystes vedtak:

Styret er godt nøgd med ØIL si deltaking og dagane i si heilheit.

 

SAK 5. Arbeidsplanar ØIL – hovudlag og grupper – status.

Vi bør i samband med drifta av laget og gruppene få på plass ein enkel arbeidsplan for laget vårt – ein plan som vert ajourført kvart år.

Saka vart drøfta på styremøte 19. april 2016 med slikutgreiing og vedtak

Planen bør ha eit eige avsnitt for hovudlaget denne bør innehalde m.a.:

Organisasjon

Anlegg og utstyr

Økonomi

Informasjon

Aktivitetar

Rekruttering

Andre hovudpunkt??

Kvar gruppe må setje opp eigen arbeidsplan – dette skal ikkje vere eit omfattande dokument.

  • Cheerleading
  • Fotball
  • Friidrett
  • Idrettsskule
  • Ski/trim
  • Sykkel
  • Volleyball

 

Leiar/arbeidsutvalet får ansvaret for første del av planen.

Kvar gruppe får sitt ansvar for gruppa

Samrøystes vedtak:

Styret tek sikte på å få utarbeidd ein samla arbeidsplan for Ørskog I.L. 2016. Kvar gruppe leverer sine bidrag til leiar ØIL innan 20. juni 2016. Vedlagde eksempel frå langrennsgruppa i xx vert å nytte som for gruppene i ØIL. Leiar syr saman ein samla plan som vert lagt fram for styret. Dette vert sak på årlege årsmøte.

Melding til møtet 14. juni:

Alle grupper utarbeider arbeidsplan for 2016 for si gruppe i ØIL

Mal – Sjå vedlegg arbeidsplan frå Valldal – LANGRENNSGRUPPA

FRIST 20. JUNI 2016!!

Samrøystes vedtak:

Styret held fast på vedtaket frå 19.04.16 og fristen for levering av bidrag vert forlenga til 20. august 2016.

Sak 6. Politiattestar – situasjonsrapport – oppfølgjing

Det manglar framleis politiattestar frå nokre få trenarar /lagleiarar innan fotball. Jan Petter orienterte om kva som mangla. Dokumenta overleverte til Stine Ødegaard Urke. Alle grupper må få dette ordna snarast.

Samrøystes vedtak:                                                                                                                            Styret registrerer at ikkje alle politiattestar er på plass. Dette må ordnast snarast og fortløpande haldast ajour. Styret tok elles orienteringane til vitande..

Sak 7. Medlemsregistrering m.m. KlubbAdmin – organisering.

Ragnar har tidlegare vore på kurs. Tone Misund tok del på siste kurset i Spjelkavik. Tone orienterte frå kurset. Ho ser det ønskjeleg at fleire får dette kurset dersom det vert tilbod om det. (Tilbod er no kome – kurs til hausten). Det vart elles vist til saksutgreiing og framlegg til vedtak. Vi tek med frå saksutgreiinga til denne saka:

Alt dette må organiserast også innan ØIL – Ein del vert gjort – ein del står att. Alt dette må i praksis vere på plass i løpet av 2016 – medlemsregistreringa har frist 31.12.16.                                                     Årsmøtet valde leiar i ØIL som medlemsansvarleg.

Ragnar B. og Tone Misund har vore på kurs knytta til nyordninga. Vi kan nok registrere at dette krev ein heil del arbeid – særleg no i starten. Seinare vert det sagt at dette skal gje enklare system for alle desse rutinane. Så langt pr juni 2016 har ØIL rapport det som vi er pålagde..

Vi må over sommaren ta fatt på medlemsregistreringa. Her må opplysningar innhentast – og registrerast. Gruppene må her samle inn desse frå sine aktive – jf definisjon av aktive. Så har vi alle våre støttemedlemmer som må registrerast. Eg trur kvar gruppe bør ha ein ansvarleg for innsamling av data knytta til gruppa sine medlemmer. Alle kan dessutan melde seg inn og ut som medlemmer pr data. Dette vil nok etterkvart verte det vanlege.

Organisering:

  • Medlemsansvarleg ØIL – leiar ØIL
  • Samordningsgruppe – gjennomførere all registrering no i startfasen – 2-3 personar
  • Medlemsansvarleg i kvar gruppe – innhente opplysningar for samordningsgruppa 1-2 personar jf store og mindre grupper,

 

Samrøystes vedtak:

    • Styret viser til nyordning frå NIF vedk. medlemsregistrering, kontingentar mm og vedteke å gjennomføre desse ordningane slik NIF krev. Arbeidet vert organisert slik i 2016 – og evaluert på årsmøtet i 2017:                                                                                                  
  • Medlemsansvarleg ØIL – leiar ØIL.
  • Samordningsgruppe – gjennomfører all registrering no i startfasen – 2-3 personar
  • Medlemsansvarleg i kvar gruppe – innhente opplysningar for samordningsgruppa 1-2 personar jf. store og mindre grupper.
  •  

 

Sak 8 FORSIKRINGAR –UTVIDING – ORIENTERING – GODKJENNING.

Vi gjev her eit oversyn for forsikringar som hovudlaget administrerer og betaler.

Gruppene ordnar med sine forsikringar knytta til utøvarar.

ØIL har sine forsikringar i EIKA – Ørskog sparebank

  • HUSEIGAR : Tribune – klubbhus (2) - garasje (Brauta ) – klipper – inventar og lausøyre – innbrot – kontor ( ei rekkje forhold)
  • Forsikringsdokumenta er omfattande og ligg ikkje ved her.
  • Kostnad: Samla premie for 2016: 15.747 kr
  • På alle forsikringane ligg det inne ein eigenandel

 

Alle eventuelle skader mm som kan ha forsikringsverdi, må alltid meldast til leiar.

Spørsmål mm knytta til ØIL sine forsikringar kan rettast til leiar som vil svare eventuelt kontakte Eika v/ØS om svar/rettleiing.

Pr i dag ser eg det rett – så langt eg har oversyn – å kunne slå fast at ØIL sine nødvendige forsikringar er på plass

Gruppene orienterer på styremøte om eigne forsikringar.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane om ØIL sine forsikringar pr juni 2016 til vitande utan merknader. Eventuelle spørsmål, endringar knytta til ØIL sine forsikringar kan rettast til leiar.

   

Sak 9. ØKONOMIRAPPORT FRÅ HOVUDLAG OG GRUPPER 01.06.16.

Gruppene orienterte om økonomien pr juni 2016 i gruppene. Fotball har fått utbetalt eit forskot på midlar som vert tildelt på neste styremøte. Elles ingen spesielle merknader.

Samrøystes vedtak:

Styret tek orienteringane til vitande.

 

Sak 10. Rapport frå EL-sikkerhet Møre vedk. lysløypa.

EL-sikkerhet Møre har 20. april 2016 kontrollert dei elektriske anlegga knytta til lysløypa på Brauta. Leiar ØIL tok del på synfaringa . Det ligg føre rapport frå tilsynet saman med påviste feil som må rettast.

Samrøystes vedtak:

Styret gjev leiar fullmakt til å engasjere autorisert installatør for å få påviste feil og manglar utbetra.

 

SAK 11. Ørskogfjellet skisenter – rekning – føring av kostnaden.

ØIL har motteke rekning frå Ørskogfjellet skisenter knytta til avtale frå 2011.

Dette gjeld skisporet no mm. Avtalen gjeld 5 idrettslag i området. Kostnad pr år pr lag 3.655 kr

Samla kostnad 2011-2016 vert då 18.275 kr.

Samrøystes vedtak:

Ski/trim tek ansvar for at rekninga vert betalt og framtidige gåver til ØS blir gjevne i samsvar med inngått avtale.

 

SAK 12. ØRSKOGHALLEN – BRUK 2016/17 – RUTINAR OG FRAMDRIFT.

ØIL føreset at dei rutinar for utlysing, søknader og tildeling frå Ørskoghallen i hovudsak vert som åra før. Dette inneber at ØIL har fått svar frå Ørskoghallen slik at vi i ØIL kan fordele tidene på første møte etter ferien. Cheerleading har alt fått førebels tildelt tider.

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek at fordeling av halltider 2016/17 vert gjort på første styremøte etter sommaren. Leiar ØIL sender samla søknad for ØIL til Ørskoghallen.

 

SAK 13. SKRIV OG MELDINGAR 14. JUNI 2016

V: Vedlegg . M: Munnleg

  1. a) Grindløe Verahornet – status – jf. tidleg.vedtak. MUNNLEG.Snart ferdig
  2. b) Tursti/løype frå Liasætra. Status. Nytt sidan sist MUNNLEG Ventar!
  3. c) Politiattestar – status. MUNNLEG Orientering – jf eiga sak nr 6.
  4. d) Nye lover godkjende. MUNNLEG/VEDLEGG. Melding - godkjende
  5. e) Jubileumsbok – status. MUNNLEG Arbeidet går vidare.
  6. f) Avisomtalar – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG
  7. g) Kulturmidlar frå ØK 2016. VEDLEGG Melding – 60.000
  8. h) Nettsida/facebook – bruk – utfordringar. Nye brukarar. MUNNLEG
  9. i)   Grasrotandelen. VEDLEGG 1. kv. 2016 ca 19.000 – 185 som støttar
  10. j)   Ørskoghallen – driftsstyre – arbeidet med regelverk mm. MUNNLEG
  11. k) Fotballhefte 2016. MUNNLEG Orientering – under arbeid
  12. l) Dommarutvikling fotball. VEDLEGG Orientering
  13. m) Innsamling brukte mobilar – status. VEDLEGG Er på gang.
  14. n)   Tillitsvalde ØIL 2016 – oversyn. VEDLEGG Eigne lister.
  15. o) Bli medlem ØIL. VEDLEGG
  16. p) Tine fotballskule – ØIL arrangør? MUNNLEGG Går ut – eige opplegg sept 16.
  17. q) Idrett for funksjonshemma VEDLEGG
  18. r)   Kopimaskin ifrå Ørskog sparebank. MUNNLEG OK for bruk.
  19. s)   Drifta av Ørskoghallen –- driftsstyre – organisering –. VEDLEGG
  20. u) Leige cirkusplass. MUNNLEG Melding
  21. v) Nyhetsbrev frå NIFF nr 3 VEDLEGG
  22. w) Ørskoghallen – reglar bruk – oppfølgjing. VEDLEGG Må takast att.
  23. x) Lågterskeltilbod. VEDLEGG
  24. y) Sponsoravtale med Ørskog sparebank 2016-19. VEDLEGG Melding 2016-2019.
  25. z) Søknad løypetrase/friluftsaktivitetar . VEDLEGG

   æ) Gebyr Ørskog kommune uavklara sak. MUNNLEG Orientering. Ikkje svar.

   ø) Ut på tur – poengark --- VEDLEGG Orientering.

   å) Nivåpåmelding – fotball. VEDLEGG Orientering.                                                                                                                                                aa) Nabovarsel riving Sjøholt skule VEDLEGG

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar vart tekne til vitande – jf merknader.        

 

Møtet slutt 21.15                  

Ragnar Bakken – leiar -         Tine J. Steinset – ref på møtet -                    

 

Til slutt:

Hugs å bruke Ørskog I.L. si nettside:

www.orskogil.no

NB – VIKTIG!:

Oppfølgjing av sakene:

  • Sak 1   Til orientering - alle
  • Sak 2. Alle.
  • Sak 3. Leiar – friidrettsgruppe - styret
  • Sak 4. Leiar
  • Sak 5. Gruppene – leiar - styret.
  • Sak 6. Stine og Kamilla.
  • Sak 7. Leiar – grupper m.fl.
  • Sak 8. Leiar + gruppene
  • Sak 9. Til orientering
  • Sak 10 Leiar
  • Sak 11. Leiar – ski/trim.
  • Sak 12. Leiar – gruppene - styret
  • Sak 13. Alle – orientering m.m.styre 140616 ref            
  •