Styremøte ØIL - 17. nov 2014 - møtebok

Styremøte  17. nov 2014 - møtebok

 

MØTEBOK

 

STYREMØTE – ØRSKOG I.L.

 

Måndag 17. november 2014 kl. 19.00.

 

Ørskoghallen

 

Til stades:

Ragnar Bakken - Tone Oliv Misund – Jan Petter Øvstedal - Ireen Sjøholt – Anne Grete Refsnes Tennfjord – Annbjørg Gjerde Ramsvik – Linda Vestre – Per Even Brautehaug

(vara for Merete Refsnes). 9 voterande.

 

Forfall/ikkje møtt: Tine Steinset - Kjell Petter Braute - Kjetil Ramsvik - Merete Refsnes

Møteleiar: Ragnar Bakken. Ref. på møtet: Ragnar Bakken.

 

Ingen merknader til innkalling – pr e-post og post (dokument).

Til saklista: Saklista vart godkjend.

 

Sak 1. Møtebok frå styremøte 2. september 2014.

Møteboka var utsend på førehand. Gjennomgang av vedtaka.

 

Samrøystes vedtak:

Møteboka frå styremøte 2. september 2014 vert godkjend med følgjande merknad:

Sak 11: Komiteen skal ha slik samansetjing: Ireen Sjøholt  (leiar) – Merete Refsnes – Annbjørg Gjerde Ramsvik

 

Sak 2. Vi informerer kvarandre - nytt frå dei sju gruppene i ØIL.

Cheerleading - Fotball – Friidrett - Idrettsskulen –  Ski/Trim – Sykkel - Volleyball.

Vi informerer kvarandre og spør – om arbeidet i gruppene. Gladnytt. Utfordringar. Problem.

 

Cheerleading:

Har starta opp att. 38 er med – om lag halvdelen frå Skodje. 2 grupper (18+20). Har meldt seg på kvalifisering til NM – 18 gruppa. Instruktør kjem 30.11 – treningshelg. Lene Vindenes trenar – saman med Thea. (Mariell og Christine: skule). Generalprøve i Ørskoghallen

18. januar 2015. VI ØNSKJER LUKKE TIL!

Gruppa la fram budsjett for kvalifiseringsrunda. ØIL ser for seg å dekkje kontingent og lisensar – inntil 10.000.

Vedtak: ØIL hovudlaget dekkjer inntil 10.000 som cheerleading har i samband med NM-kvalifiseringa.

Fotball:

Haustsesongen har ebba ut. A-laget til 6. divisjon. Thomas Grüner ny trenar komande sesong. ØIL arrangerer fleire futsalturneringar: Sist helg – 3 dagar – KM for 13 år gutar – 40 lag og 120 kampar. Gode tilbakemeldingar på arrangementet. Barnefutsal 10-12 år for 14 dagar sidan. Møte med lag og trenarar er hald. 4 har vore på leiarkurs. Spelarmøte senior 26.11. Kretsting og 100-års galla 6. desember.

 

Friidrett:

Ingen representant frå gruppa på møtet.

 

Ski/Trim:

Trimfest 19. november – Røde Kors-huset. Hovudinnslag om Hjørundfjorden – bilete og ord. Koppar m/logo i premiar. Samarbeid Ut på tur/bøker og Telltur kan bli aktuelt. Grindløe til Verahornet er snart ferdig og klar for helikoptertransport til fjells.

 

Volleyball:

Trenarar manglar – difor ikkje aktivitetar for dei yngste -  2.-5. kl og 6.-7.kl.

Trim damer/herrar kan kome i gang med varierande frammøte.

 

Sykkel:

Ingen representant frå gruppa på møtet.

 

Idrettskulen:

Aktiviteten starta opp att 2. sept. i hallen. Ca 20 -30 i alder 2-6 år møter. Fast tysdagar i hallen + symjing tredjekvar tysdag. Fleire vaksne har teke livredningskurs.

 

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL tek orienteringane til vitande – jf også vedtak under pkt. cheerleading.

 

Sak 3. Nye tiltak/arrangement innan ØIL.

Jf. brev til gruppene datert 30. juli 2014 og vedtak på styremøte 2. sept. 2014. Gjennomgang av vedtaka frå styremøtet.

 

Samrøystes vedtak:

Styret tek til vitande: Ein del av tiltaka er gjennomførte eller er under planlegging.

Ikkje tilbakemelding frå friidrett og sykkel grunna fråvær på møtet. Styret reknar med at resten av tiltaka vert vurderte og eventuelt sett ut i livet.

 

Sak 4.  Friidrettsanlegg – situasjonsrapport.

Ingen frå gruppa på møtet. Leiar ØIL viste til sakspapir og ga ei kort oppsummering – sidan sist styremøte. Brev er sendt kommunen med vising til vedtak 020914. Jf. elles rullering av plan for idrett og fysisk aktivitet + kommunal økonomiplan mm.

  • Innlegg i avisa 29. oktober 2014

  • Økonomiplanen  - jf. e-post

  • Plan for idrett og fysisk aktivitet – sak 11 på dagens møte.

  • Detaljregulering område ved Sjøholt skule – sjå sak 10 på dagens møte

Vi kan skimte lys i tunellen – ved å sjå framover.

Vi må avvente – reguleringsarbeid – planvedtak – økonomivedtak.

 

Vi må likevel arbeide med planane for anlegget – i nært samarbeid med kommunen – plangruppa i nært samarbeid med skulen må leggje til rette for å få unnagjort alle formalitetar i løpet av 2015 slik at spelemiddelsøknad kan vere klar 15.01.16.

Byggjestart 2016 – må vere målet!

 

Samrøystes vedtak:

Styret tek statusrapport om anlegg for friidrett til vitande og bed plangruppa arbeide vidare med dei spørsmål som må avklarast fram mot godkjenning og spelemiddelsøknad.

 

Sak 5. Vardebrenning – jf 1814-2014.

Leiar orienterte kvifor vardebrenninga ikkje let seg gjennomföre som planlagd – forbod mot bålbrenning grunna stor skogbrannfare. Framlegg: Skal ein avslutte jubileumsåret med vardebrenning? Ski-/trimgruppa har hatt og vil då få ansvaret. Jf elles sak frå 28.01.14:

Samrøystes vedtak 08.04.14:

Styret vedtek at ski-/trimgruppa får ansvaret for å ta seg av tenning av varden på Verahornet. Prioritert dato 28.12.14. Dette må samordnast med Historielaget og IL Lauparen -  jf. Liafjellet og Grynykjen

 

Samrøystes vedtak:

Styret vedtek at ØIL tek del på vardebrenning søndag 28. des. 2014 – ansvar ligg til ski/trimgruppa for det som gjeld Verahornet.

 

Sak 6. Ørskogfjellet som friluftsområde – tursti/løype Liasætra –    Ørskogfjellet – sløyfe frå Liasætra. Eventuelt nytt?

Leiar orienterte. Skråløypa frå Liasætra over elva mellom Akslevollvatnet og Mevatnet mot Steinsetsætra – dokument sendt til Fylket og vi ventar på klarsignal om det er ok at ein ryddar og byggjer bru over osen slik at ein får til ei rundløype med tanke på vinterbruk..

Leiar har bede Ørskog kommune om å purre på eit svar frå Molde – e-post 16.08.14.

derifrå.

Leiar har hatt ny kontakt etter styremøtet 020914 med kommunen – purring.

Det er lova at kommunen vil purre på i samband med handsaming av saka på Molde. Ting tar tid!! Det hadde vore å håpe at vi snart skulle få gjort noko heilt konkret i saka……..

 

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL er utolmodig og ventar på eit snarleg klarsignal frå Molde via kommunen.

 

Sak 7. Bygging av gapahukar-Liasætra-Verahornet. Vidare arbeid

Jf sak 7 frå møtet 020914.

Vedtaket vart sendt LHL v/Odd Grande.

Vidare vert vist til skisser for gapahuk – overlevert frå Grande.

ØIL har også fått kopi av brev frå LHL til Liasætervegen v/Kjell Arve Lid.

Vi noterer oss noko avvik i arbeidsfordeling mm sett i høve til vedtaket 02.09.14.

Leiar ØIL har dessutan hatt samtalar med Odd Grande.

Vi har også fått brev frå Liasæterlaget om plassering.

 

 

 

Vidare framdrift vil kunne vere:

  • Semje/avtale om plassering av gapahuk i Liasæterområdet.

  • Søknad til Ørskog kommune om oppsetjing av gapahuk

  • LHL kostar materialane – rekning vert sendt LHL frå ØIL

  • ØIL etablerer dugnadsgruppe for oppføring av gapahuken – ski/trim har ansvaret.

  • Medlemmer og andre interesserte vert engasjerte i dugnadsarbeidet.

  • Same gruppe og opplegg kan nyttast i samband med bygging av gapahuk på Vrahornet.

  • Gapahukane bør byggjast i 2015 – eit viktig arbeid for heile ØIL å få gjennomført.

 

 

Framlegg til vedtak:

 

Styret viser til vedtak i sak 7 frå møte 02.09.14 og kopi av brev 03.11.2014 frå LHL til Liasætervegen v/ Kjell Arve Lid og svar frå dei datert 13.11.14 om plassering.

Styret kunne gjerne sett plassering noko nærare Liasætra.

Leiar tek dette opp med sætreveglaget.

ØIL v/leiar ordnar med søknader til kommunen i nært samarbeid med grunneigarar i området ved Liasætra. Vidare arbeid med gapahukprosjekta vert i samsvar med oppsettet ovanfor.

 

Sak 8. Lysløypa Brauta-oppgradering/reperasjon av straumboks.

Odd A. Jakobsen har teke kontakt vedk. straumboks ved inngangen til lysløypa på Brauta.  Ein heil del arbeid vart utført sist år for det som gjeld løype og lysanlegg.                  

Noko arbeid og kostnad står att. Ein del komponentar må skiftast i straumboksa som  plassert på stolpe ved innkøyringa til Liasætervegen. Odd Arild Jakobsen saman med Stig Are Søvik vil ta ansvaret for at dette arbeidet vert utført. Kostnadene er litt usikre, men det kan truleg dreie seg om 5-7.000 kr.  Det er viktig at arbeidet vert utført snarast,  slik at heile anlegget er klart til bruk når snøen kjem.                            

 Dette arbeidet og denne kostnaden bør ØIL ta på seg.

Anlegget høyrer inn under skigruppa – men også idrettskulen er medspelar for å få dette ordna.

Kostnadene bør kunne dekkjast ved at hovudlaget styrkjer skigruppa økonomisk tilsvarande dei utlegg dette vil medføre. Idrettsskulen seier seg villig til å dekkje kostnadene.

Vidare bør det ordnast med ei handterleg ordning vedk. på/-avslång av lys til løypa slik at straumutgiftene ikkje vert unødig høge.

 

Samrøystes vedtak:

Styret i ØIL er glad for at Odd A. Jakobsen og Stig Are Søvik tek ansvaret for at lysanlegget kan kome i drift ved at problema i straumboksa vert ordna.                                                    Kostnadene vert dekte over idrettsskulen sin konto.

Samla rekning vert å sende leiar ØIL.                                                                                                      Ei handterleg og sikker nøkkel-/låsordning knytta til på-/avslåing av lys vert etablert.                                         

 

Sak 9. Arbeid fram mot årsmøta i grupper og hovudlag 2015.

Vi tek med frå saksdokumenta:

Vi ser litt på det som må gjerast fram mot årsmøta i 2015:

 

  • Tidfesting av hovudlaget sitt årsmøte – skal etter lovene haldast innan 15. mars

    Framlegg til dag 2015: Tysdag 10. mars – kl 19.00 – Ørskoghallen

 

  • Årsmøta i gruppene må haldast i god tid før 10. mars – helst før 1. februar 2015

Rekneskap – årsmelding – val + eventuelt andre saker skal handsamast

 

  • Brev til grupper og tillitsvalde vert utsendt – her får vi nyttig informasjon i tillegg til fristar. Les godt og hald fristane.

 

  • Brev til valnemnda for hovudlaget sitt årsmøte vert sendt ut – her vert gjort greie for dei val som står føre og kva valnamnda si oppgåve vert.

     

  • Grupper og einskildmedlemmer som har saker til handsaming på hovudlaget sitt årsmøte 10. mars 2015, må ha levert desse til leiar seinast 2 veker på førehand.

 

  • Viktige påminningar:

     

    Idrettsregistreringa – medlemstal m.m. EIGE SKJEMA frist 1. januar 2015

    Innberetting av lønn mm til kasserer innan 1. januar 2015.

    Reviderte rekneskap frå gruppene til kasserar innan 10. februar 2015

    Alle opplysningar frå gruppene og valnemnda som skal nyttast i hovudlaget si årsmelding til leiar innan 25. februar 2015.

 

  • Viktig: Laget sine lover som har alt om årsmøta m.m. – er å finne på laget si heimeside.

 

Samrøystes vedtak:

Styret fastset årsmøtet for ØIL 2015 til: Tysdag 10. mars 2015 – kl 19.00 – Ørskoghallen. Styret sluttar seg elles til innhaldet i breva daterte 09.11.14 til grupper, tillitsvalde og valnemnd.

Styret bed om at alle oppsette fristar vert haldne.

 

 

Sak 10. Reguleringsplan for skuleområdet (Sjøholt skule).

             Oppstart – uttale.

Det vert vist til dokumenta i saka – brev og kartgrunnlag + utgreiing frå leiar ØIL.

Ørskog I.L. vil oppsummere sine merknader og ønskje slik:

 

Samrøystes vedtak:

Ørskog I.L viser oppstart at reguleringsarbeid knytta til eit område ved Sjøholt skule – samla planområde ca 70 da. Uttalefrist er sett til 15.12.2014.

Ørskog I.L. vil uttale:

  • Planane for eit friidrettsanlegg slik det var vedteke tilbake på 1990-talet og som no er under planlegging i eit samarbeid mellom ØIL og skulen, må innpassast i reguleringsplanen for det aktuelle området slik vi har skissert tidlegare. Anlegget vil verte eit viktig og verdfullt supplement til ØIL sine anlegg og skulen sitt ute- og aktivitetsområde. Dette inneber at det på dette arealet ikkje vert plassert nye bygningar.

  • ØIL sine framlegg om eventuelt å innpasse areal for skatepark og terrengsykling – nord/sør for friidrettsanlegget bør vurderast å få plass til i planen.

  • Trafikktryggleik og vegar tilpassa aukande trafikk er svært viktig. ØIL vil difor be om at planområdet vert utvida ved at Lerkelunden (noko utvida) vert med i planen. Ryssebøvegen bør då om mogeleg forlengast rett nordover vest for Lerkelunden fram til Prestegardsvegen. Her bør kanskje også planleggjast gang- og sykkelveg. På denne måten vert trafikkmengda i krysset sør for Paktarhuset sterkt redusert -  og kryssingane kan truleg verte sikrare.

  • Vi viser elles til våre tidlegare  innsende planar og vedtak knytta til fridrettsanlegg m.m. Desse reknar vi med kommunen stiller til disposisjon for Flataker Landskap.

  • Vi stiller gjerne som samtalepartnar undervegs i planprosessen.   

 

Sak 11. Rullering av Kommunedelplan for idrett og fysisk 

             aktivitet. Handlingsdelen

Vi viser til utlysing med uttalefrist 10. november 2014 for det som gjeld rullering av  handlingsdelen i «Plan for idrett og fysisk aktivitet 2015 – 2018.»

Vi viser til ØIL sitt innspel til planen i samband med oppstart av rulleringsarbeidet – vedteke i styret 2. sept. 2014. Vi viser også til brev 12.09.14 om sak om friidrettsanlegg.

I framlegg til handlingsplan er prosjektet frå ØIL prioritert som nr 4 med midlar avsett i 2015 – 2017.  Realistisk år for byggestart vil slik saka no står vere 2016.

ØIl er glad for at prosjektet er sett relativt høgt i handlingsplanen. Vi kan elles ta med at nr 2 er eit fullførte prosjekt, men tildeling av spelemidlar ikkje er fullt ut gjennomført.

ØIL har ikkje høve til å styrehandsame denne saka før 17. november 2014. Vi vil difor sende ein utale innan fristen 10. nov. som byggjer på vedtaket frå 2. sept. i styret.

ØIL vil ettersende vedtaket som vert gjort på styremøte 17.11.14.

 

Samrøystes vedtak:

Uttale til framlegg vedk. rullering av handlingsplanen for idrett og fysisk aktivitet:

ØIL viser til uttale vedteken i styremøte 2. sept. 2014 og brev om saka datert 12.09.14.                 ØIL er glad for dei prioriteringar som er gjort knytta til friidrettsanlegg vest for Sjøholt skule. Dette gjeld både prioriteringa og framlegg til kostnader/finansiering – avsetjing av midlar.                                                                                                                                                        ØIL ser fram til at planlegging og søknadsprosedyrer knytta til spelemidlar vert gjennomført i 2015 slik at prosjektet i hovudsak kan realiserast i 2016/17.                                Til slutt vil ØIL understreke: Interessa for friidrett er stor i laget – 60-70 jenter og gutar er aktivt med i gruppa. Eit utbygd anlegg for friidrett vil vere heilt avgjerande for å halde intersessa oppe og vidareutvikle arbeidet mellom dei aktive.

 

Sak 12. ØIL 100 år 25.02.2018. Jubileumsbok?

             Jubileumsmarkeringar?

Ørskog I.L. vart stifta i 1918. Dette betyr at laget rundar 100 år i 2018. 100 år bør markerast på ulik måte. Vi kan merke oss at eit nabolag rundar 100 år no i 2014. Det gjeld I.L. RAVN.

Vi har om lag tre år fram til 2018. Vi bør starte planlegging av markeringar alt no. Det gjeld sjølvsagt i første rekkje prosjekt som kan ta noko tid.

100 år kan vere rette tidspunkt å få gitt ut ei jubileumsbok (jf. Ravn). Dette krev planlegging, samling av stoff – tekst og bilete, skriving og finansiering.

ØIL drøftar saka på styremøte 17.11.14 – med ei oppfølgjing på årsmøtet 2015. Vidare bør vi starte tenking rundt eventuelle andre markeringar i jubileumsåret.

Ein skikkeleg ideduganad i styre, grupper og mellom medlemmene vil sikkert vere nyttig – før vi gjer endelege vedtak.

Litt høgttenking – ein liten start:

  • JUBILEUMSBOK – ØRSKOG I.L. 100 ÅR. Eigen bokkomite/redaksjonskomite. Innsamling av tekst, opplysningar og bilete. Forfattar? Redigering. Finansiering. M.m.

  • Jubileumsfest – dagen 25.02.2018 vil vere utgangspunkt her ………

  • Jubileumsarrangement knytta til sentrale aktivitetar gjennom laget si historie: Ski – fotball – handball – friidrett – trim/friluftsaktivitetar – volleyball – cheerleading – sykkel -----

  • Andre markeringar av ØIL gjennom 2018 i samarbeid med andre kulturarrangement i bygda eller som eigne opplegg.

Styret vil måtte vere  ein sentral pådrivar i dette arbeidet. Styret ser positivt på å prøve med utgjeving av jubileumsbok saman med andre markeringar i 2018.

 

Samrøystes til vedtak:

Styret i ØIL slår fast at ØIL rundar 100 år 25. februar 2018. Styret ser det rett at dette jubileet vert markert på ulik vis.  Styret tek sikte på å leggje fram ei eiga sak alt på årsmøtet i 2015 med tanke på drøfting av utgjeving av ei jubileumsbok – ØIL 100 år.

 

Sak 13. Skriv og meldingar.

Følgjande skriv og meldingar vart lagt fram for styret:

 

V: Vedlegg M: Munnleg

 

  1. Fotballhefte 2014. VEDLEGG Til orientering

     

  2. Lagerhall/plasthall-noko nytt-oversending 03.11.14. MUNNLEG Til orientering                                  

 

  c) Fair Play skolen.  VEDLEGG Til orientering

 

  d) Sandvolleyballbaner – sluttarbeid renovering – dugnad – økonomi. Noko nytt? MUNNL.

         Ikkje noko nytt – netta nedtekne til vinteren.

 

  e) Politiattestar – status. Nye retningslinjer MUNNLEG/VEDLEGG. Kort gjennomgang.

         Alle grupper må følgje opp – Jan Petter samordnar

 

  f)  Avisomtale – ymse utklipp – lokalavisa. VEDLEGG Til orientering

 

   g)  Spelemidlar til utstyr 2014 – har nokon søkt? VEDLEGG Til orientering

 

    h)  Nettsida – bruk – utfordringar. Nye brukarar. MUNNLEG Til orientering

 

  1. Nytt frå Skatteetaten/NAV/SSI. VEDLEGG. Til orientering

    .

    j)  Måsøyra – uttale frå ØIL. VEDLEGG. Til orientering

 

    k) Møterunden 2014 – evaluering – oppfølgjing.VEDLEGG. Til orientering-3 frå Ørskog

 

l)   Brukarmøte Ørskoghallen? Når? Reglar og rutinar bruk av hallen. MUNNLEG.

      Dagleg  leiar hallen blir minna om eit slikt møte også i år.

 

   m)  Ørskoghallen treningstider 2014-15 – endeleg oppsett. VEDLEGG Til orientering

 

    n)  Ravn 100 år – fest mm 22. nov + arrangement 23. nov. – Invitasjon. VEDLEGG                   

          Ragnar B deltek på festen – tek med helsing/gåve.

 

    o)  ØIL med deltakar kretslag – Magnus Jørgenvåg. MUNNLEG. Til orientering

 

    p)  Fornya logo ØIL – vektorisert. VEDLEGG Til orientering

 

    q)  Kretsting SFK + jubileumsgalla innkalling. VEDLEGG. 2 frå Ørskog

 

    r)  Kampvestar fotball. VEDLEGG Til orientering

 

    s) SFK – kretsmeistermarkering 021114 – Color line. VEDLEGG Til orientering

 

    t)  Konferanse Ålesund 21.- 22. nov – folkehelse. VEDLEGG. Til orientering

 

    u) Leigesatsar Ørskoghallen. VEDLEGG. Til orientering

 

    v) Futsal KM m.m. – arr. v/ØIL – trenar 2015 + statistikk. VEDLEGG Til orienterin

    w) Styremøte friidrett 10.09.14. VEDLEGG Til orientering

 

    x)  Cheerleading med nytt styre. VEDLEGG  Til orientering

 

    y) Førstehjelpskurs 07.10 og 11.11.14. VEDLEGG 2 kurs avvikla

 

    z) Liste fordeling av midlar grupper og hovudstyre 2014. VEDLEGG Til orientering

 

    æ) Søknad midlar Sparebanken Møre. VEDLEGG Til orientering

 

    ø)  3-er fotball --- VEDLEGG  Til orientering

 

    å)  Drifta av Ørskoghallen – driftsstyre – organisering – eventuelt nytt? VEDLEGG.

         Til orientering

      

Samrøystes vedtak:

Skriv og meldingar tekne til vitande – jf. merknader til nokre av punkta.

 

Sak 13. Eventuelt andre saker.

Ingen saker.

 

Inga sak på dette saksnummer

 

Møtet slutt 21.15

 

                                   Ref/notat på møtet: Ragnar Bakken          

                                   Endeleg oppsett av møtereferat: Ragnar Bakken      

 

 

Til slutt:

 

Hugs å bruke Ørskog I.L. si nettside:

 

www.orskogil.no

 

 

NB – VIKTIG!:

Oppfølgjing av sakene:

 

  • Sak 1 og 2:     Til orientering for alle.

  • Sak 3:             Til oppfølgjing alle grupper.

  • Sak 4:             Styret– friidrett – Ørskog kommune mfl

  • Sak 5:             Ski/trim + leiar.

  • Sak 6:             Styret/leiar

  • Sak 7:             Styret  - ski/trim – Odd Grande LHL

  • Sak 8:             Styret + ski/trim + idrettsskule – Odd Arild

  • Sak 9:             Alle – styret – grupper - valnemnd.

  • Sak 10:           Leiar

  • Sak 11:            Leiar

  • Sak 12:           Styret + alle grupper

  • Sak 13:           Alle

     

    styre 171114 ref